Die vielen Vorteile des Onlinebüros

06.12.2014 |  Von  |  Betriebseinrichtung
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Bei Büroarbeit denken die meisten noch immer ganz traditionell an das klassische Büro mit Akten, Kollegen und Schreibtisch. In diesem Fall existieren einige Variablen, die effizientes Arbeiten nicht gerade fördern.

Die Faktoren reichen von einer zu hohen Geräuschkulisse über schlechte Luft und falsche Temperaturen bis hin zu Kollegen, die einem das Leben schwer machen. Da kommt der Trend gerade recht, der beschliesst, dass Arbeiten im klassischen Büro nur bedingt effizient sein kann. Gerade Chefs, die erfolgsorientiert sind, schlagen da eine ganz einfache Lösung vor: das Onlinebüro.



Den Stresspegel senken und Ablenkungen vermeiden

Vor allem in Grossraumbüros sehen sich die Mitarbeiter oft Ablenkungen ausgesetzt, die sowohl die Motivation als auch die Effizienz enorm beeinträchtigen können. In modernen Büros geht es erfahrungsgemäss eher laut und turbulent zu. Meetings, Konferenzen und Anfragen von Kollegen stören zusätzlich den Arbeitsfluss oder bringen ihn ganz zum Stocken. Die kurze Unterhaltung mit der Kollegin, die die Post oder neue Unterlagen vorbeibringt, lenkt ausserdem ab und hemmt den Arbeitsablauf. Entgehen kann diesen Belastungen, wer online arbeitet und bleibt dabei trotzdem nicht gleich aussen vor. Termine, Neuigkeiten und Gesprächsnotizen können nämlich ebenso gut per E-Mail ausgetauscht werden.

Bei Onlinebüros ist auch der Umweltfaktor berücksichtigt

Natürlich bieten traditionelle Büros die Möglichkeit, Geschäftspartner oder Kunden in adäquaten Räumen zu treffen. Allerdings ist es auch Fakt, dass ein Geschäftsessen im Restaurant nebenan durchaus Erfolgschancen bergen kann. Sie sind nicht nur effizienter, sondern versprechen sogar mehr Erfolg als Kaffee und Kekse oder Catering im Büro. Es ist allerdings ebenso klar, dass der Repräsentationsmoment ohne entsprechende Büroräume wegfällt. Dieses Argument kann aber durch kreatives Arbeiten und kompetentes Auftreten ausgeglichen werden.



Kurzfristig können solche Räumlichkeiten auch angemietet werden, wenn mit dem Gesprächspartner unbedingt im grösseren Rahmen eine Mahlzeit eingenommen werden soll. Die Räume können dann so gewählt werden, dass sie genau die richtigen Repräsentationszwecke erfüllen. Diese Vorgehensweise ist in der Regel noch immer günstiger als ständig passende Räume zu finanzieren. Die neuste Technik macht es möglich alle nötigen Informationen jederzeit bequem auf Notebook, Tablet oder Smartphone verfügbar zu haben um sie schnell und einfach aufzurufen, zu zeigen und darzulegen.

Die Unterhaltung von Büroräumen fällt weg

Auch mit Blick auf die Kosten wird deutlich, dass das Onlinebüro einen wesentlichen Vorteil bringt. Denn es ist einiges mehr, als die monatliche Miete, die an Kosten anfällt. Die Einrichtung muss zunächst einmal finanziert werden, Betriebskosten wie Instandhaltung, Wasser und Strom kommen noch dazu. Beim virtuellen Büro fallen diese Aufwendungen fast vollständig weg. Gerade Existenzgründern und Jungunternehmern bietet sich hier eine gute Gelegenheit Geld zu sparen, das gerade in der Anfangszeit dringend nötig ist, und trotzdem voll punkten zu können.



Hinzu kommt, dass es eine Lösung für beinahe jeden Arbeitsablauf im heutigen Büroalltag klassischer Büros auch für das virtuelle Büro gibt. Eine solche Lösung steht dem Standard in nichts nach, sondern ist diesem in Sachen Preisbewusstsein und Effizienz häufig sogar überlegen. Selbst die Ablage kann im virtuellen Büro sicher und gut stattfinden und das ganz ohne Berge von Papier, die mit der Zeit im Regal verstauben und zu guter letzt mit einigem Aufwand entsorgt werden müssen. Wichtige Dokumente, die für Behörden gebraucht werden, können sicherheitshalber ja weiterhin in Papierform aufbewahrt werden. Grundsätzlich aber reicht die virtuelle Ablage vollkommen aus und ist dabei um einiges komfortabler als die klassische.

Das Büro im virtuellen Raum steigert die Effizienz und spart Kosten ein. (Bild: ATM H / Shutterstock.com)

Das Büro im virtuellen Raum steigert die Effizienz und spart Kosten ein. (Bild: ATM H / Shutterstock.com)

Ist man aber im Onlinebüro ständig allein und hat keine Möglichkeit mehr zu kommunizieren? Weit gefehlt! Auch auf den neuesten Klatsch und Tratsch, der schlicht und einfach im Rahmen zum Büroalltag dazu gehört, muss nicht verzichtet werden. Moderne Kommunikationsformen bieten hier besonders viele Optionen, die die finanziellen Aufwendungen aber trotzdem niedrig halten. Zahlreiche Möglichkeiten können vor allem im virtuellen Raum kostenlos genutzt werden.

Selbst für die kurzfristige Notwendigkeit einiger Office-Dienstleistungen wie Telefonvermittlung oder Sekretariatsarbeit gibt es im Netz günstige Anbieter. Sie decken das Notwendige ab und sind noch immer günstiger als Angestellte vor Ort. Es lohnt sich also in Sachen Büroarbeit neue Wege zu gehen. Sie helfen Kosten zu senken, Effizienz zu steigern und können das Image des Unternehmens aufpolieren.



 

Oberstes Bild: © Gts – Shutterstock.com

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