Betriebsausstattung komplett? Fertig sind Sie nie!

Ihr Unternehmen ist endlich komplett ausgestattet. Von aussen schon überzeugt der Auftritt in Ihrem Corporate Design, die Einfriedung ist geschlossen und modern, am Firmeneingang weist ein durchdachter Wegweiser die Wege in die unterschiedlichen Abteilungen, die Arbeitskleidung am Empfang sitzt perfekt und auch die Aussenbeleuchtung funktioniert tadellos. Fusswege und Fahrwege sind sauber getrennt und in jedem Gebäude ist die sicherheitstechnische Ausrüstung auf dem neuesten Stand. Produktionsbereiche sind mit den erforderlichen Maschinen, Werkzeugen, Tischen, Stühlen und der sonstigen Technik ausgestattet, die Arbeitsplatzbeleuchtung stimmt. Alle Sozialräume sind modern und freundlich eingerichtet, Büros, Konferenzräume und Besprechungszimmer laden zur konzentrierten Arbeit ein. Bis ins Lager rund den Warenausgang ist die Betriebsausstattung vom Feinsten.

Alles perfekt! Allerdings nicht für die Ewigkeit. Die Betriebsausstattung wird zwar immer auf unternehmensspezifische Standards zurückgreifen, sich dennoch aber ständig weiterentwickeln. Der Nachkauf von Verbrauchsmaterialien, das Auffrischen von Farben und Markierungen, der Ersatz defekter oder verschlissener Einzelteile bedürfen stets Ihrer Aufmerksamkeit. Und auch die Technik bleibt nicht forever young. Gerade hier schreitet die Entwicklung oftmals rasant voran, so dass laufend geprüft werden muss, auf welchem Stand sich die betriebliche Ausstattung befindet. Dazu gehören auch die erforderliche Software und andere Ausstattungen. Da lohnt es sich schon, genauer darüber nachzudenken, wie ein stets moderner und unternehmensspezifisch einwandfreier Zustand der Betriebsausstattung auch in Zukunft gesichert werden kann.

Beauftragen Sie einen fachlich geschulten Mitarbeiter

Wenn Ihre betriebliche Ausstattung auch künftig immer auf dem modernsten und einsatzbereiten Stand bleiben soll, empfiehlt es sich, zu diesem Zweck einen besonders eingewiesenen und fachlich versierten Mitarbeiter mit der Sicherstellung der entsprechenden Kontrollen und Bemühungen zu betrauen. Im Kleinstunternehmen können Sie das vielleicht selbst tun, spätestens ab dem mittelständischen Bereich sollte dafür extra ein Mitarbeiter abgestellt werden, zumindest zeitweise.

Diesem Mitarbeiter obliegt es, sämtliche betrieblichen Ausstattungen regelmässig zu prüfen. Prüfen bezieht sich dabei nicht nur auf die Vollständigkeit, sondern vor allem auch auf den funktionstüchtigen und sicheren Zustand. Zu diesem Zweck führt der ausgewählte Mitarbeiter regelmässige Betriebsbegehungen aus und überprüft dabei jeden Bereich. Nicht selten muss dieser Angestellte also auch in einer besonders vertrauenswürdigen Stellung sein.

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Bei Bedarf kann der Ausstattungsbeauftragte auch weitere Kollegen aus den Bereichen beauftragen, Mängel, fehlende Ausstattungen und Materialien direkt und umgehend an ihn zu melden. Damit wird die Verantwortung auf die Bereiche aufgeteilt und letztlich wieder an einem zentralen Bearbeitungspunkt gebündelt. Der Beauftragte für die betriebliche Ausstattung entscheidet dann, wie mit den Fehler-, Mängel- oder Beschaffungsmeldungen umzugehen ist. Bei Schäden und Mängeln beauftragt er entsprechende Fachabteilungen oder externe Dienstleister, die Ersatzbeschaffung wird über möglichst vertraglich gebundene Dienstleister und Zulieferer reguliert.

Zu diesem Zweck sollte der Bereich der Betriebsausstattung auch über ein angemessenes Budget und die materielle Zuständigkeit und Verantwortlichkeit verfügen. Das erspart unnötig lange Verwaltungswege und dadurch auch jede Menge wertvoller Zeit. In grösseren Betrieben kann der Beauftragte für die Betriebsausstattung direkt in die Abteilung Einkauf und Beschaffung integriert werden.

Was, wann woher

Was an Ersatzbeschaffungen, Verbrauchsmaterialien oder Neuanschaffungen notwendig ist, entscheidet sich nach dem Verschleiss, Verbrauch und den Entwicklungen im technischen Bereich. Hier muss der jeweils Beauftragte immer up to date sein, um Entwicklungen rechtzeitig zu erkennen und unternehmensspezifisch darauf reagieren zu können. Dabei kann er wie bereits erwähnt auch auf die fachlichen Hinweise und Zuarbeiten von den Kollegen aus den einzelnen Abteilungen zurückgreifen.

Wichtig ist, dass der Ausstattungsverantwortliche auch in strategische Entscheidungsprozesse einbezogen wird, da sich diese oftmals auch auf Ausstattungsmerkmale im Unternehmen auswirken. Besonders bei Produktionsumstellungen kommt dem Beauftragten für die Betriebsausstattung eine wichtige Rolle zu, da dieser die dann auch notwendigen Veränderungen in der Betriebsausstattung umsetzen muss.

Das Wann entscheidet sich immer nach der aktuellen Situation. Ist ein Leuchtmittel in der Aussenbeleuchtung defekt, dann muss dieses sicherlich umgehend ersetzt werden, der Nachschub an Handseifen für die Sanitärräume kann sicherlich turnusmässig oder zusätzlich bei Bedarf erfolgen, während technische Ausstattungen oftmals auch über längere Zeiträume hinweg geplant und beschafft werden.

Über das Woher darf sicherlich diskutiert werden. Empfehlenswert sind hier feste Lieferanten, die ein möglichst breites Feld der betrieblichen Ausstattung liefern können. Je mehr Lieferanten hinzugezogen werden, desto unübersichtlicher werden die Vertragsgestaltungen und oftmals werden dann auch Rabattverhandlungen zu geringeren Einsparungen führen. Daher lohnt es sich von Beginn an Lieferanten zu finden, die auch zu umfangreicheren Lieferungen in der Lage sind, eventuell einen eigenen Kundendienst haben und bei Grossbestellungen auch höhere Preisabschläge geben. Hier kommt es natürlich immer darauf an, um welche Art der Betriebsausstattung es sich handelt.

Überlassen Sie nichts dem Zufall

Wenn die Druckerpatrone leer ist und nicht rechtzeitig für ausreichend Nachschub gesorgt wird, dann kann unter Umständen ein ganzer Bereich lahmgelegt werden. Daher sollte in der Betriebsausstattung nichts dem Zufall überlassen werden. Feste Ansprechpartner sind hier ebenso wichtig wie klare Verantwortlichkeiten und planbare Budgets. Besonders bei technikaffinen Unternehmen sollte immer ein guter Teil des unternehmerischen Gewinns auch in die Neuausstattung investiert werden, so dass Innovationen im eigenen Betrieb auch möglich sind. Wer an der falschen Stelle spart oder sich auf zufällige Entwicklungen verlässt, riskiert damit nicht nur den guten Stand in der Betriebsausstattung, sondern auch die reibungslose Entwicklung des Unternehmens als Ganzes.

 

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