Mit Content-Management-Systemen Betriebsverwaltung effektiv gestalten

Das Computerprogramm Word ist nicht mehr aus der alltäglichen Büroarbeit  wegzudenken. Geht es um Textverarbeitung ist es beinahe unbehelligt von Konkurrenz das Standardprogramm. Dabei ist es aber nicht für jede Textform die optimale Lösung.

Formatvorlagen helfen einen Text sehr gut zu strukturieren. Dank DOT-Dateien ist es sogar möglich mit mehreren Mitarbeitern vernetzt zu arbeiten und so Produkte so gleichförmig wie möglich herzustellen. Vor allem dann aber wenn Grafiken, wie zum Beispiel Fotos und andere Illustrationen eingebunden werden sollen, gelangt Word schnell an seine Grenzen.

FRAME MAKER hat sich daher bei der Herstellung einzelner technischer Dokumente als Standard durchgesetzt. Aber auch dieses Programm stösst in grösseren Betrieben schnell an seine Grenzen.

Gerade für technische Redaktionen ist es beinahe lebenswichtig Texte gleichförmig zu formatieren. Formatierungsfehler, die Handlungsschritte missverständlich machen, Warnhinweise, die unsauber eingepflegt sind oder schlicht Dokumente, die nicht normgerecht erstellt sind, können zu empfindlichen Rechtsfolgen führen und darüber hinaus.

Vor allem aber muss eine fehlerfreie Dokumentation den sicheren Betrieb des Produktes gewährleisten. Dabei wird innerhalb der Betriebe die technische Redaktion oft als nerviges Anhängsel der Konstruktion angesehen. Sowohl die europäische als auch die internationale Rechtslage allerdings legen die Bedienungsanleitung eines Produktes als integralen Bestandteil fest, genauso wie dessen Steuerung, die einzelnen Komponenten und die Betriebsmittel integrale Bestandteile sind. Ein leistungsstarkes Content-Management-System (CMS) muss also bereitgestellt werden, damit eine technische Redaktion rechtssicher aber auch effizient betrieben werden kann.

Die Effizienz spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht ein leistungsstarkes CMS einzuführen. In Dokumentationsabteilungen kann wesentlich schneller gearbeitet werden, ist das CMS erst eingeführt. Die Dokumente können deutlich schneller erstellt werden und sind dabei gleichförmiger. Möglich machen das umfassende Standardisierungsmöglichkeiten, die ein modernes CMS zur Verfügung stellt. Einzelne Sätze, Textbausteine oder ganze Kapitel können einfach wiederverwendet werden, ausserdem unterstützt ein leistungsstarkes CMS eine produktionsfertige Druckvorlage sowie das Einbinden von Grafiken.

Der grösste Vorteil der CMS aber ist, dass eine weitreichende Einbindung in Betriebsverwaltungssysteme möglich ist. Dem altbewährten Word sind Anbieter solcher Content-Management-Systeme in puncto Datenbanken, internationale Vernetzung und SAP-Schnittstellen damit weit voraus.

Trotzdem haben auch hochwertige CMS ihre Nachteile. Vor allem dann, wenn man auf den Preis schaut. Bezahlbar wird es, wenn es auf wenige Anwender beschränkt wird und auch durch modulare Erweiterungen wird die Lizensierung solcher Programme erträglich.

Von Freeware ist an diesem Punkt jedoch abzuraten. Solche Lösungen bieten auch gegenüber FRAME MAKER und Word nur wenige Vorteile, dafür aber eine Menge Nachteile, die nur beseitigt werden können, wenn man eine erweiterte Version kauft. Die Steigerung der Effizienz nach Einführung eines CMS kann den Anschaffungspreis aber schnell ausgleichen.

 

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