Sind Sie auf Besucher eingestellt?
VON Olaf Hoffmann Betriebseinrichtung Büroeinrichtungen
Wann immer Kunden, Gäste, Patienten, Klienten oder Interessenten Ihr Unternehmen besuchen, sollten Sie darauf auch richtig eingestellt sein. Dafür müssen Sie nicht nur die jeweils passenden Räume mit der entsprechenden Möblierung bereitstellen, sondern achten natürlich auch auf die vielen Kleinigkeiten, die den Besucherempfang angenehm und gastfreundlich machen.
Der richtige Raum für den Besucherempfang
Egal wie gross oder klein Ihr Unternehmen ist, immer sollten Sie auf entsprechende Besucher eingestellt sein. Während in Hotels dafür schon die Lobby zur Verfügung steht, müssen in anderen Betrieben und Einrichtungen solche Empfangsräume erst geschaffen werden. Im günstigsten Fall befinden diese sich in unmittelbarer Nähe zum Empfang, so dass Ihre Besucher nach dem ersten Kontakt mit dem freundlichen Empfangspersonal dort erst einmal Platz nehmen und auf Ihren Gesprächspartner warten können.
Der Empfangsraum für Besucher muss kein in sich abgeschlossener, separater Raum sein, sondern kann durchaus auch direkt an den Eingangsbereich angegliedert sein. Allerdings sollten Sie hier darauf achten, dass der Besucherraum nicht zu stark von Mitarbeitern oder anderen Kunden frequentiert wird und ein Mindestmass an Bequemlichkeit in der Möblierung bietet. Einfache Stuhlreihen oder gar harte Bänke sind in der Regel nicht die einladende Möblierung für den Besucher-Empfangsraum.
Für die Möblierung der Empfangsbereiche wählen Sie attraktive, pflegeleichte und moderne Sitzmöbel wie etwa Sofas, Sessel oder zumindest bequeme Besucherstühle. Selbstredend gehören hier auch passende Tische und Beistelltische, eine dezente Garderobe und Schirmständer sowie Abfallsammler zur Ausstattung. Gern können Sie diese Bereiche auch mit Tageszeitungen, Zeitschriften und Informationsmaterialien zum Unternehmen ausstatten. Dort, wo sich Besucher eventuell länger gedulden müssen, kann auch passende Unterhaltungselektronik in den Besucherraum integriert werden. Gekonnt platzierte Kunstwerke und attraktive Grünpflanzen geben dem Besucherraum ein zusätzlich angenehmes Ambiente.
Aus dem Empfang in den Besprechungsraum
Günstig ist es, die individuellen Gespräche mit den Besuchern in einem speziell dafür eingerichteten Besprechungsraum zu führen. Dafür empfiehlt sich ein separater Raum, der auch das vertrauliche Gespräch erlaubt. Je nach der Menge der zu erwartenden Besucher kann dieser Raum kleiner oder aber auch grösser sein. Auch hier gilt es, die Besucher bequem zu platzieren. Da hier aber schon an konkreten Fragestellungen gearbeitet wird, darf die Möblierung auch etwas sachlicher erfolgen. Ein grosser Besprechungstisch mit modernen Stühlen kann durch Sitzgruppen für die persönlicheren Gespräche ergänzt werden.
Denken Sie für den Besprechungsraum auch an die Bewirtung Ihrer Gäste. Im Idealfall befindet sich direkt an den Besprechungsraum angrenzend eine kleine Teeküche, in der Sie kleine Snacks und Getränke für die Besucher vorbereiten können. Achten Sie hier auf sauberes und modernes Geschirr in ausreichender Menge. Ein wildes Sammelsurium irgendwelcher Motivtassen oder Gläser wirkt hier nicht gerade professionell. Vielleicht verfügen Sie sogar über Geschirr mit dem eigenen Firmenlogo. Dann demonstrieren Sie auch hier eine hohe Professionalität.
Die Raumeinrichtung im Besprechungsraum sollte gut mit der Gestaltung von Wänden und Böden harmonieren. Frische, aber warme Farben erzeugen ein wohnlich angenehmes Gefühl und laden auch zum längeren Verbleiben ein.
Bei der Möblierung von Besprechungsräumen für Besucher verzichten Sie bewusst auf Unterschiede in der Ausgestaltung der einzelnen Plätze. Hier begeben Sie sich bewusst auf Augenhöhe mit dem Gast. In einzelnen Fällen kann für Besprechungsräume die passende Präsentationstechnik wichtig sein, so dass Sie hier Ihre Gäste und Besucher bei Bedarf auch modern und ansprechend informieren können und dazu die erforderliche Technik zur Verfügung steht.
Was Besucherräume nicht sind
Besucherräume sind in der Regel keine Arbeits- oder Pausenräume. Dementsprechend werden sie auch nicht mit Büromöbeln oder Pausenraummöbeln ausgestattet. Der Besucherraum ist aber auch kein Aufenthaltsraum für viele Stunden. Er dient lediglich dem Empfang und der Information von Gästen und Besuchern und darf dementsprechend auch sparsam, aber nicht spartanisch eingerichtet sein.
Verzichten sollten Sie in einem Besucherraum auch auf irgendwelche Informationstafeln, da die Besucher oftmals mit jeweils wechselnden Interessen in Ihr Unternehmen kommen. Gestalten Sie den Besucherraum angenehm und bequem, aber nicht überladen oder einseitig als Arbeitsraum. So können Sie den gut eingerichteten Besucherraum jederzeit für unterschiedliche Besuchergruppen nutzen.
Sollten die räumlichen Bedingungen in Ihrem Unternehmen eher begrenzt sein, dann lässt sich oftmals auch im Verwaltungsbereich ein Raum finden, der auch als Besucher- und Besprechungsraum genutzt werden kann. Manchmal ist das auch das Vorzimmer des Chefs.
Oberstes Bild: © Pressmaster – Shutterstock.com
Mehr zu Olaf Hoffmann
Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.
