Sinnvolle Investition in das Betriebsklima – die perfekte Betriebsfeier planen

Betriebsfeiern haben Tradition. Wer täglich miteinander arbeitet, sollte die Kollegen auch mal von einer anderen Seite kennenlernen dürfen, das führt zu einer besseren Arbeitsatmosphäre. Planen Sie ein Sommerfest, ein Weihnachtsfest oder ein Jubiläum, das Eindruck macht.

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und danken Sie ihnen für die gute Zusammenarbeit wie auch die gemeinsamen Erfolge. Selbst, wenn Sie sich für einen Event-Manager zur Organisation entscheiden, sollten Sie sich vorab über einige Punkte Gedanken machen.

Recherche, Budget und Zielsetzung

Starten Sie mit einer Recherche zu ehemaligen Veranstaltungen Ihres Betriebes, um Anhaltspunkte zu haben. Wo fand das Event statt und wieviel Gäste müssen mit eingeplant werden? So können Sie besser kalkulieren und eher einschätzen, ob das Budget realistisch ist.

Alles beginnt mit der Kostenplanaufstellung. Setzen Sie sich feste Ziele und verteilen Sie die Aufgaben unter den zuständigen Kollegen, dann lässt sich eine Feier auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten organisieren. Falsche Sparsamkeit in Erfolgszeiten hinterlässt jedoch einen schlechten Eindruck bei den Angestellten. Gibt es ein bestimmtes Motto oder einen Dresscode für die Feier? Bekommen die Gäste kleine Präsente als Dankeschön überreicht? Fragen Sie im Unternehmen nach: Was kam in der Vergangenheit besonders gut an und welche Ideen waren weniger erfolgreich?

Veranstaltungsdatum und Locationauswahl

Gehen Sie sicher, dass die Betriebsfeier an einem Tag stattfindet, an dem möglichst alle Kollegen daran teilnehmen können. Das Datum sollte nicht mit wichtigen Messen oder Kongressen korrelieren. Auch Feiertage und Schulferien sollten berücksichtigt werden.

Findet die Veranstaltung in mitten der Arbeitswoche statt, klären Sie, ob es möglich ist, den Arbeitsbeginn am nächsten Tag flexibel zu gestalten. Starten Sie die Locationauswahl und Planung so früh wie möglich und informieren Sie sich über die An- und Abreisemöglichkeiten. Müssen Übernachtungen mit eingeplant werden? Wollen Sie die Location exklusiv für Ihre Firma beanspruchen und wie sieht es bei Planänderungen mit Stornierungsfristen aus? Klassische Locations stellen Hotel, Restaurant und Bar dar, aber es kann auch etwas ausgefallener und rustikaler sein. Clevere Alternativen sind Parks, Lagerhallen, leere Schwimmbäder, Scheunen oder Tiefgaragen. Die Wahl der Örtlichkeit hängt vor allem von der Jahreszeit und dem Budget ab.

Getränke und Catering

Im Hotel und Restaurant ist das Catering in aller Regel schon inklusive. Zum einen können Sie die Gäste an Banketttischen platzieren und sich für ein gesetztes Drei-Gänge-Menü entscheiden oder Sie wählen ein grosses Buffet. Die dritte Möglichkeit wäre das Flying-Buffet. Servicekräfte bedienen Ihre Gäste mit einer Vielzahl an kleinen, zusammengestellten Köstlichkeiten.

Feiern Sie an einem unkonventionellen Ort, muss meist alles Weitere dazu gebucht werden. Für die Abrechnung der Getränke empfiehlt es sich, auf eine Getränkepauschale zu setzen. Alternativ kann alles nach Verbrauch abgerechnet werden. Entscheiden Sie sich schon vorab, was angeboten werden soll. Doch Vorsicht mit dem Alkoholkonsum, wenn sich Kollegen oder der Chef übermässig betrinken, riskieren sie den Spott am nächsten Tag. Ernsthafte Verfehlungen und unangebrachtes Verhalten können gar zur Abmahnung oder Kündigung führen.

Das Programm

Planen Sie den Ablauf genau. Welche Programmpunkte sollen unbedingt stattfinden? Soll es Vorträge oder doch eher Entertainment geben? Sollen Partner, Kunden oder die Presse eingeladen werden? Wann wird die Eröffnungsrede gehalten und ab welchem Zeitpunkt soll der DJ auflegen oder die Band spielen? Lassen Sie die Gäste in einem offiziellen Programm wissen, wer kommt, wann gegessen und wann getanzt wird. Hierzu können Sie auch Flyer drucken. Auf den kleinen Prospekten findet sich sicher auch genügend Platz für einen kurzen Rückblick auf die Unternehmensgeschichte.

Die Einladungen und die Gästeliste

Sobald Zeit und Ort feststehen, können die Einladungen versendet werden. Jetzt müssen Sie sich nur noch entscheiden, ob E-Mail oder Brief. Vorab empfiehlt es sich schon mal eine erste Rundmail an alle Mitarbeiter zu senden, damit sich jeder den Tag freihalten kann. Schriftliche Einladungen wirken jedoch eleganter. Spätestens acht Wochen vorher sollte das geschehen.

Bitten Sie um feste Zu- oder Absagen, das erleichtert Ihnen die Planung. Werkstudenten, Reinigungskräfte, freie Mitarbeiter und Teilzeitkräfte sollten auch eingeladen und für Ihre Leistung honoriert werden. Ob man die Familien und Partner der Mitarbeiter einlädt, hängt sicherlich in erster Linie vom Budget der Firma ab. Eine Betriebsfeier mit Kindern ist dann empfehlenswert, wenn die Firma besonders stark auf Familienfreundlichkeit setzt.
 

Artikelbild: Rawpixel.com – shutterstock.com