So machen Sie Ihr Büro in nur 3 Schritten zu Ihrer Visitenkarte

Das Büro – für die meisten Unternehmer besteht die erste Herausforderung darin, die geeigneten Räumlichkeiten zu finden. Ist dieser Schritt erst einmal getan, kommt die Aufteilung der Räume und die Wahl der Büroeinrichtung hinzu.

Alle diese Schritte sind extrem wichtig, denn das Büro stellt im Endeffekt die Visitenkarte für Ihr Unternehmen dar. Doch jetzt noch einmal ganz von vorn: Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, worauf es bei der Wahl des Büros bis hin zu den eingerichteten Räumlichkeiten zu achten gilt, damit Ihr Büro als Aushängeschild Ihres Unternehmens genutzt werden kann.

Schritt 1: Die Wahl des richtigen Büros

Wenn Sie schon eine gewisse Auswahl an Büroräumlichkeiten durch beispielsweise die eigene Suche über Online-Immobilienplattformen oder einen Makler gefunden haben, dann gilt es nun, durch gewisse Auswahlkriterien das perfekte Büro herauszufiltern.

Grösse: Abhängig von der Zahl Ihrer Mitarbeiter sollten Sie die Grösse Ihres Büros bestimmen. Daneben spielt auch die Aufteilung der Räume in die einzelnen Abteilungen eine Rolle. Finden alle Ihre Abteilungen Platz in jeweils einem Büro? Gibt es einen Aufenthaltsraum? Sind genügend Konferenzräume vorhanden und bestünde die Möglichkeit zur Vergrösserung des Unternehmens? Diese Fragen sollten Sie sich bei der Besichtigung als erstes Stellen.

Atmosphäre: Nicht nur die passende Anzahl der Räume ist entscheidend, sondern auch der Aspekt, ob Sie und Ihre Mitarbeiter sich langfristig gesehen wohlfühlen würden. 
Achten Sie auf Folgendes: Bieten diese Räumlichkeiten die passende Atmosphäre, um zu arbeiten? Sind die Räume hell genug und trotzdem nicht zu sehr von Sonnenstrahlen durchflutet, sodass Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit geblendet werden? Sind die Geräuschverhältnisse um das Gebäude herum angemessen, sodass Sie beim Öffnen eines Fensters nicht gleich vom Strassenlärm belästigt werden?

Infrastruktur: In der heutigen Zeit ist die Arbeit ohne Computer und Telefone gar nicht mehr vorstellbar. Achten Sie also darauf, dass Internet- und Festnetztelefonanschlüsse vorhanden sind. Mindestens genauso wichtig ist, dass ausreichend viele Steckdosen gegeben sind. Für einen reibungslosen Arbeitsalltag muss es natürlich auch Sanitärräume und gegebenenfalls eine Küche im Büro geben.

Kosten: Bei der Berechnung der Kosten für die Büroräume gilt es natürlich, nicht nur auf die Grundmiete zu achten. Vielmehr setzen sich die Kosten auch aus den anfallenden Nebenkosten wie Strom- und Wasserkosten, den Gewerbezusätzen und den Ausgaben für Internet und Festnetz zusammen. Kalkulieren Sie von Anfang an richtig, um eventuelle Zusatzkosten auszuschliessen.

Standort: Die Lage Ihres zukünftigen Büros stellt fast den wichtigsten Aspekt auf der Suche dar, denn dieser trägt einen grossen Teil zum Image Ihres Unternehmens bei. Stellen Sie sich folgende Fragen: „Wo sind meine Geschäftskunden und -partner angesiedelt – mehr in der Stadtmitte oder in Randbezirken?“

„Wäre der neue Standort gut für alle erreichbar – gibt es einen Zugang über öffentliche Verkehrsmittel und genügend Parkplätze?“ „Welche Lagen haben einen guten Ruf, welche eher nicht?“

Schritt 2: Geschäftsausstattung und Büroeinrichtung

Wenn die Büroräume erst einmal fertig eingerichtet sind, wird die Möblierung entscheidend für den ersten Eindruck bei Ihren Geschäftskunden und -partnern sein. Setzen Sie also auf ein gutes Design bei der Wahl Ihrer Büromöbel und auf eine hochwertige Geschäftsausstattung. Ihr Büro gilt dann als Visitenkarte, wenn Bewerber, potenzielle Kunden oder Geschäftspartner vorbei kommen.

Doch auch für Ihre Mitarbeiter ist die richtige Ausstattung in vielerlei Hinsicht von grosser Wichtigkeit: Sorgen Sie durch verschiedene Kriterien für einen ergonomischen Arbeitsplatz. Dazu gehört die Auswahl von guten Bürostühlen, den richtigen Arbeitstischen und Lampen, die ein angemessenes Licht werfen. Dadurch können Sie für Ihre Mitarbeiter ein gutes Arbeitserlebnis schaffen, sodass sie langfristig gesund bleiben.

Neben den allgemeinen Gegebenheiten, wie Tischen, Stühlen und Lampen, müssen natürlich noch weitere Büroartikel gekauft werden. Dazu gehören zum einen die kleinen Anschaffungen von Büromaterialien, wie Papier, Büroklammern, Stifte und Sonstiges. Zum anderen müssen die grösseren Gegenstände als Ordnungssystem angeschafft werden, wozu Regale, Aktenregister und Lagerschränke gehören.

Sie sollten von Anfang an nach einem System arbeiten und Ordnung wahren, damit Ihnen in Zukunft viel Zeit und Arbeit beim Suchen erspart bleiben. Weiter gehören zu den grossen Anschaffungen alle technischen Geräte, wie die Computer und Laptops, einige Multifunktionsgeräte (Scanner, Drucker, Kopierer), Telefone und ein Fax. Achten Sie auf Funktionalität, das erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern in Zukunft viel Frust.

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Schritt 3: Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz

Von Anfang an Ordnung zu halten ist nicht nur sinnvoll, damit alle Unterlagen leicht auffindbar sind. Vielmehr kommen Geschäftspartner und Kunden gern wieder und auch Ihre Mitarbeiter fühlen sich deutlich wohler, wenn Ordnung und Sauberkeit in der Firma herrschen.

Dies wiederum wird sich auch in einem besseren Arbeitsergebnis zeigen, da es sich an einem Arbeitsplatz mit System, der sauber ist, besser arbeiten lässt. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter deshalb auch von Anfang an dazu, den eigenen Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt zu halten und ihn hin und wieder selbstständig zu putzen.

Stellen Sie dafür in allen Büros mindestens Desinfektionsspray und Microfasertücher bereit. Tastaturen, Computermäuse, Kopierer, Telefone und Türklinken stehen nämlich mit ganz oben auf der Liste der Gegenstände, die im Büro am meisten von Keimen befallen sind. Wo sich jedoch insgesamt noch mehr Bakterien ansammeln, sind die Küche und Sanitärräume.

Damit Toiletten nicht von Ihren Mitarbeitern geputzt werden müssen, oder Sie Ihre Arbeitszeit mit dem Einräumen der Spülmaschine zubringen müssen, gibt es Dienstleistungsanbieter, wie BOOK A TIGER, die für Sie die gründliche Büroreinigung übernimmt und für hygienische Sauberkeit in allen Räumlichkeiten sorgt.

Um bei Geschäftspartnern, Bewerbern und Geschäftskunden einen guten Eindruck zu machen, gilt es diese drei grundlegenden Schritte zu beachten. Ist Ihr Büro gut eingerichtet und mit qualitativ hohen Geräten und Bürobedarf ausgestattet, so werden Sie die Räumlichkeiten als Visitenkarte nutzen können, allerdings nur, wenn sie auch sauber sind.

So kommen nicht nur Ihre Mitarbeiter gern zur Arbeit, sondern Sie werden auch mit Freude Gäste empfangen und schon vor dem Gespräch eine angenehme Atmosphäre schaffen.

 

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