Zeiterfassung in Unternehmen
Moderne Zeiterfassungssysteme ersparen in Unternehmen jeglicher Grösse und Ausrichtung das umständliche manuelle Aufzeichnen von Arbeits- und Pausenzeiten und ermöglichen je nach technischer Ausstattung und konkreter Ausführung auch eine vereinfachte Abrechnung von Arbeitszeiten und Pausenzeiten. Unterschiedliche Systeme für den stationären oder mobilen Einsatz machen Zeiterfassungssysteme für jeden unternehmerischen Bereich anwendbar.
Weg vom unleserlichen Stundenzettel
Es soll noch Unternehmen geben, die die Aufzeichnung und Abrechnung der Arbeitszeiten ganz den Arbeitnehmern überlassen oder diese Aufgabe den Leitungskräften der unteren Hierarchieebene übertragen. Dabei werden für jeden Arbeitnehmer mehr oder weniger formelle Stundenzettel geführt, auf denen die täglichen Arbeitszeiten per Hand eingetragen werden.
Die Schwächen dieses Systems sind klar und reichen von unleserlichen Notizen bis hin zu unrichtigen Eintragungen. Selbst die Vergesslichkeit spielt hier eine nicht zu unterschätzende Rolle, sodass Stundenabrechnungen nicht immer richtig und wahrheitsgetreu erfolgen. Höchste Zeit also, sich von solch veralteten Methoden der Zeiterfassung im Unternehmen zu verabschieden, zumal die Auswertung der Stundenzettel auch einen grossen Aufwand in der Verwaltung bedeutet.
Geliebte alte Stechuhr
Der Abschied von der händischen Arbeitszeiterfassung hat die Zeit der Stechuhren eingeläutet. Diese bewährten Zeiterfassungssysteme sind heute noch in vielen Unternehmen täglich in Nutzung. Hier führt der Arbeitnehmer beim Kommen und Gehen seine individuelle Stechkarte in das Gerät ein, ein automatischer Drucker verzeichnet die Zeiten. Solche Zeiterfassungssysteme gibt es in vielen unterschiedlichen Varianten. Problematisch erweist sich hier vor allem die aufwendige Abrechnung. Und auch hier spielt die Vergesslichkeit eine nicht zu unterschätzende Rolle, sodass immer wieder manuelle Nachträge erfolgen müssen. Auch für den mobilen Einsatz von Mitarbeitern sind die klassischen Stechuhren als Zeiterfassungssystem denkbar ungeeignet.
Zeiterfassung mit Zutrittskontrolle kombinieren
Der Kampf gegen die Vergesslichkeit hat dazu geführt, dass viele Unternehmen den Zutritt zum Unternehmen mit der Kontrolle und Abrechnung der Arbeitszeiten verbinden. So kann beispielsweise ein Drehkreuz nur dann durchschritten werden, wenn zuvor die Zeiterfassung das Kommen oder Gehen eines Mitarbeiters erfasst hat. Auf diese Weise verbinden sich Zeiterfassung und Zutrittsregelung auf eine probate Weise, die allerdings immer noch Reserven beispielsweise in der Pausenzeitabrechnung oder bei externen Einsätzen mit sich bringt.
So müsste beispielsweise ein Monteur mit einem Serviceauftrag zunächst zur Firma kommen um dort den Beginn seiner Arbeitszeit zu „stempeln“ und könnte erst dann auf Dienstreise gehen. Nach Abschluss des Ausseneinsatzes müsste dann die Zeiterfassung das Gehen erst wieder erfassen. Einfacher wäre es, wenn mobile Mitarbeiter oder Aussendienstler direkt von zu Hause aus ihren Einsatz beginnen könnten.
Elektronische Zeiterfassung
Mit der Weiterentwicklung der elektronischen Möglichkeiten haben sich auch die Zeiterfassungssysteme grundsätzlich verändert. Die alte Stechuhr mit Stechkarte wird abgelöst von Magnetstreifenkarten oder Chipkarten, die individuelle Arbeitszeitmerkmale wie etwa Gleitzeit oder Schichtbetrieb speichern, beim Durchziehen durch die entsprechenden Automaten die Arbeitszeit sekundengenau erfassen und an entsprechende Datenverarbeitungssysteme weiterleiten. Ausgereifte Softwarelösungen können dann die gesamte Arbeitszeiterfassung und -abrechnung übernehmen. Das schafft ein Plus an Sicherheit und lässt viele Arbeiten im Verwaltungsbereich wegfallen. Letztlich wird damit auch Zeit für die Arbeitszeitabrechnung und für die statistische Aufbereitung eingespart.
Mobile Zeiterfassung wird beliebter
Die Forderung nach mehr Mobilität der Arbeitnehmer hat nunmehr auch die moderne Zeiterfassung erreicht. So lassen sich heute mit Smartphone und entsprechender Software Zeiterfassungen auch mobil erstellen. Dabei wird natürlich dem Arbeitnehmer ein gutes Stück Verantwortung übertragen und auf dessen Ehrlichkeit gesetzt. Mobile Zeiterfassung kann aber auch an stationären Geräten erfolgen. Das ermöglicht die Verknüpfung unterschiedlicher Systeme. So können beispielsweise die Zeiten des Kommens und Gehens mittels RFID-Chip erfasst werden, spezielle Smartphone-Apps ermöglichen besondere Formen der Arbeitszeiterfassung.
Praktisch für jeden Bereich, vom fest angestellten Monteur in der stationären Produktion bis hin zum frei angestellten Handelsvertreter, lassen sich heute immer die passenden Zeiterfassungssysteme einsetzen. Und sogar Freiberufler können auf Wunsch ihre Arbeitszeiten registrieren und abrechnen, was durchaus auch Vorteile für Auftraggeber bringen kann.
Flexible Zeiterfassung zeitgemäss
Wer sich den Anforderungen an die Ausgestaltung der Arbeitszeiten stellt, wird um moderne Zeiterfassungssysteme nicht herumkommen. Eine Flexibilisierung der Arbeit geht einher mit der Flexibilisierung der Arbeitszeiten, was die Ansprüche an eine moderne und praxisnahe Zeiterfassung deutlich erhöht. Wer nicht auf eine zuverlässige Zeiterfassung verzichten kann oder will und diese nach Möglichkeit auch mit Zutrittsregelungen verbinden möchte, findet zahlreiche bewährte und moderne Systeme der Zeiterfassung. Hier die richtige Wahl zu treffen, dürfte nicht immer einfach sein, richtet sich aber in erster Linie nach den konkreten Anforderungen an die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle im Unternehmen.
Oberstes Bild: © Photographee.eu – Shutterstock.com
Mehr zu Olaf Hoffmann
Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.
