Buchhaltungssoftware - wann sich die Anschaffung für Kleinunternehmer lohnt

Wer sich als Kleinunternehmer ein eigenes Business aufgebaut hat, ist euphorisch: Endlich eigenes Geld verdienen, Kunden zufrieden stellen und vielleicht sogar die ersten Mitarbeiter einstellen! Sich in solch grossartigen Zeiten mit etwas so Trockenem wie Buchhaltung zu befassen, mag irrsinnig klingen, ist aber notwendig.

Denn mit grösserem Erfolg kommt auch zusätzliche Arbeit in Form von Verwaltungstätigkeiten einher: Immer mehr Zahlungen müssen in Auftrag gegeben und immer mehr Kunden ermahnt werden, ihre Rechnungen zu begleichen.

Genau hier setzen moderne Buchhaltungsprogramme an und greifen Unternehmern aller Grössenordnung unter die Arme. Wir zeigen, wie selbst Kleinunternehmer, die weniger als 22.000 Euro Umsatz pro Jahr machen, aus einer solchen Software Nutzen ziehen können – und was eine Software dazu leisten muss.

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Eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer schafft Vorteile

1. Durch den niedrigen Preis

Die meisten Unternehmer haben exakt drei Möglichkeiten, wie sie mit ihrer Buchhaltung verfahren: Sie können sich selbst um ihre Abrechnungen kümmern oder sie an andere Kräfte delegieren. Meistens sind diese Kräfte dann Steuerberater oder Buchhalter. Kaum ein Unternehmer kennt einen Buchhalter, der kostenlos arbeitet oder einen billigen Steuerberater, weshalb die meisten – zumindest anfangs – ihre Buchhaltung in Eigenregie erledigen. Das ist ein potenzielles Risiko, da sich schnell Fehler einschleichen, die zu empfindlichen Strafen führen. Mit einer Buchhaltungssoftware, die einen grossen Funktionsumfang bietet, kann dem vorgebeugt werden: Das Programm erkennt, wenn Fehler vorliegen und bittet um eine Berichtigung der Eingabe. So können selbst Laien ihre Buchführung selbst übernehmen, ohne vorher einen zeit- und geldaufwändigen Lehrgang zu besuchen.

2. Durch gesteigerte Professionalität

Weder Partner, noch Kunden oder Angestellte warten gerne lange auf ihre Zahlungen. Egal ob es sich dabei um zu begleichende Rechnungen oder ausstehendes Gehalt handelt. Ein modernes Buchhaltungsprogramm erinnert nicht nur an ausstehende Zahlungen, sondern unterscheidet die Mitarbeiter sogar nach Art ihrer Anstellung. Damit ist garantiert, dass Angestellte, Minijobber, Geschäftsführer, Werkstudenten und Azubis ihre Gehälter mit den richtigen Abzügen erhalten. Durch diese Absicherung erhält jeder zum richtigen Zeitpunkt die richtige Summe: Ein solcher Grad an Professionalität ist bei jedem Unternehmen wünschenswert.

3. Durch weniger Zeitverschwendung

Jeder Unternehmer sollte stets und stetig daran arbeiten, das eigene Unternehmen besser zu machen. Das ist eine der Kernkompetenzen, die einen erfolgreichen Geschäftsmann ausmacht. Dabei ist Effizienz enorm wichtig: Wer weniger Zeit mit Abrechnungen verliert, hat zusätzliche Zeit, um sich um die eigenen Kunden, deren Betreuung oder Neugewinnung zu kümmern.  Jede Minute, die eine Führungskraft mit Buchhaltung verbringt, ist wertvolle Zeit, die im Anschluss bei Mitarbeitergesprächen oder Kundenterminen fehlen könnte. Eine professionelle Buchhaltungssoftware reduziert den Zeitaufwand für die durchführende Kraft erheblich und ist daher gerade bei kleinen Betrieben und Kleinunternehmern, wo jeder ein bisschen von allem machen muss, Gold wert.

4. Durch gegebene Rechtssicherheit

Bürokratie ist anstrengend und gerade in Deutschland sehr umfangreich. Noch ärgerlicher wird es, wann immer sich Gesetze ändern oder neue Auflagen ergeben. Diese Änderungen zu erkennen und Umzusetzen ist ein Vollzeitjob! Ein anständiges Buchhaltungsprogramm aktualisiert sich deshalb selbst regelmässig, weshalb man sich als Nutzer keine Gedanken darum machen muss, irgendwelche Vorschriften zu verletzen. Das schützt sowohl vor zusätzlichen Arbeitsstunden als auch unangenehmen Nachzahlungen.

5. Durch optimierte Datenspeicherung

Dieser Vorteil ergibt sich sozusagen aus der Rechtssicherheit und der Bürokratie. Jeder Gewerbetreibende in Deutschland ist gesetzlich dazu verpflichtet, gewisse Geschäftsunterlagen bis zu zehn Jahre und länger aufzubewahren. Während dieser Zeit müssen die Unterlagen zwar stets abrufbar sein, dürfen sich aber nicht ohne Weiteres ändern oder manipulieren lassen. Professionelle Buchhaltungsprogramme bieten Lösungen, wie sich die Aufbewahrungsfrist erfüllen lässt.

6. Durch zuverlässige Kommunikation

Als Unternehmer kennt man die Situation: Ein Brief kommt an und man erfährt, dass irgendeine Behörde oder irgendein Amt innerhalb einer gesetzten Frist einen Nachweis irgendeiner Art braucht. Oft sind die zu informierenden Behörden das Finanzamt oder ein Steuerberater. Damit diese Situation so entspannt wie möglich ihren Lauf nehmen kann, besitzen gute Buchhaltungssoftwares eine DATEV-Schnittstelle. Diese ermöglicht es sowohl dem Finanzamt als auch dem eigenen Steuerberater, Informationen in Echtzeit aus den eigenen Büchern zu beziehen. So sind alle Beteiligten abgesichert: Die Behörde erhält ihre Information, der Unternehmer muss sich um nichts kümmern und keine Säumniszuschläge zahlen.

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Titelbild: Flamingo Images – shutterstock.com