Eignet sich MS Excel auch für Datenbankaufgaben?

Oft ist das Microsoft-  für die Organisation des Datenbestandes in Büros erste Wahl. Doch taugt das Office-Programm wirklich für komplexere Datenbankaufgaben? Schliesslich sind Datenbanken nach landläufiger Meinung eher oder gar exklusiv etwas für Rechenzentren oder IT-Spezialisten. 

Excel wurde entwickelt, um das Erstellen von Kalkulationen zu vereinfachen. Vor allem komplexe Kalkulationen lassen sich auf verhältnismässig einfachem Wege erarbeiten. Hilfreich ist hier in erster Linie die Möglichkeit, mathematische Operationen automatisiert ausführen zu lassen. Durch die Fähigkeit zur dynamischen Verknüpfung von Tabelleninhalten und der Möglichkeit, trockene Daten visuell zu veranschaulichen, kommt das Programm auch häufig bei Ergebnis- und Statistikpräsentationen zum Einsatz.

Um dem Wunsch vieler Anwender nachzukommen, das Datenmaterial, das als Grundlage für Kalkulationen dient, nicht erst aus Datenbankprogrammen importieren zu müssen, sondern direkt in Excel zu verwalten, implementierte Microsoft einfache Datenbankfunktionen direkt in Excel. Microsoft beugte sich damit dem Diktat des Marktes, hatte es zuvor doch mit MS Access ein gut eingeführtes Datenbankprogramm entwickelt. Mit der Implementierung trat Excel seinen Siegeszug in den Büros an. Nicht nur einfache Datenbankanwendungen der täglichen Büro-Routine wurden möglich, bei Beherrschung der Datenbank-Zugriffssprache SQL liessen sich auch anspruchsvollere Aufgaben realisieren.

Datenbank- und Kalkulationsprogramm – mehr Gemeinsamkeiten oder Unterschiede?

Der augenfälligste Unterschied beider Programme liegt in der Belastung des Arbeitsspeichers. Auch wenn nicht alle Daten einer Datei benötigt werden, lädt Excel die komplette Datei, also auch die nicht benötigten Teile, in den Arbeitsspeicher. Zwar lässt sich bei geringen Datenmengen auf diese Weise zügig arbeiten, doch kann man sich unschwer vorstellen, dass es bei steigenden Datenmengen zu Schwierigkeiten kommen kann. Der Hauptspeicher des Rechners hat letztlich eine begrenzte Kapazität. Zudem bremst ihn eine steigende Anzahl von Datensätzen spürbar aus: Der Datenzugriff verlangsamt sich zusehends und lässt ein zügiges Arbeiten nicht mehr zu. Ab einer bestimmten Datenmenge ist das Kalkulationsprogramm schlichtweg überfordert und fällt als Datenbanklösung aus.

Ein Datenbankprogramm kennt diese Probleme nicht. Aufgrund seiner Konzeption lädt es ausschliesslich die Datensätze in den Hauptspeicher, die für die unmittelbare Operation benötigt werden. Das Datenbanksystem ist für Dateizugriffe so optimiert, dass sie auch dann zügig und schnell erfolgen können, wenn die Zahl der Zugriffe sprunghaft ansteigt.

Als Alternative wäre nun denkbar, Excel zunächst einmal im Büro einzusetzen, solange der Datenbestand überschaubar ist. Alle Bereiche der Datenverwaltung könnten auf diese Weise abgedeckt werden, da das Kalkulationsprogramm ja auch SQL-Abfragen leisten kann. Da mit Excel schon sehr lange im Büro gearbeitet wird, entfällt auch eine aufwendige Mitarbeiter-Schulung, die beim Einsatz eines neuen, ungewohnten Programms nicht zu vermeiden wäre.

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Hinzu kommt, dass es sich bei MS Excel um das Standard-Kalkulationsprogramm handelt, was den Datenaustausch erheblich vereinfachen würde. Die Vorteile von Excel als weitverbreitetes Standardprogramm, das zudem durch seine einfache Handhabung besticht, liegen also auf der Hand. Doch Datenbestände haben eine unangenehme Angewohnheit: Sie neigen dazu, sich im Laufe der Zeit unkontrolliert zu vermehren. Irgendwann käme das Kalkulationsprogramm auf diese Weise an seine Grenzen, und der Umstieg auf ein Datenbank-Managementsystem würde unvermeidlich. Dass dies mit einem erheblichen Aufwand an Zeit und Kosten verbunden ist, muss nicht ausdrücklich erwähnt werden.

Das Datenbanksystem als Profi

Datenbanksysteme sind in mehrere Gruppen unterteilt: Da gibt es zunächst die sogenannten File-Server-Systeme. Sämtliche Netzwerkdaten werden bei diesen Systemen in einer zentralen Datei gespeichert, auf die alle Anwender Zugriff haben. Die Zugriffsreihenfolge ist genau geregelt. Diese Systeme, zu denen auch das bereits erwähnte MS Access als Teil des MS-Office-Pakets zählt, sind in Bereichen, die mit der Verwaltung geringerer Datenmengen befasst sind, eine gangbare Variante. Nimmt die Zahl der Anwender zu und erhöht sich der Datenbestand deutlich, so können sich die Zugriffszeiten merklich erhöhen. Ein Hauptgrund dafür ist die für die Auswahl der Datensätze benötigte Festlegung der Suchwörter, die sogenannte Indizierung. Sie erfolgt direkt im Datenteil der Datei und nicht in einem gesonderten Indexteil.

Als zweite Hauptgruppe der Datenbanksysteme können die Client-Server-Systeme gelten. Diese trennen Datenverwaltung und -zugriff. Ein Programm übernimmt die Datenverwaltung am Server, ein anderes regelt den Zugriff der Nutzer auf die verfügbaren Daten. Da diese Operationen relativ vielschichtig sind, sind die entsprechenden Programme durch die hohen Entwicklungskosten in der Anschaffung entsprechend teuer. Dafür garantieren sie eine hohe Systemstabilität und Datensicherheit und können mit kurzen Datenzugriffszeiten punkten. MS SQL Server und Oracle Database Server sind wohl die bekanntesten Vertreter dieser Gattung.

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Wie wir gesehen haben, ist Excel eine praktikable Lösung, wenn lediglich geringe Datenmengen im Spiel sind. Eine Migration des Datenbestandes aus Excel nach Access ist zwar realisierbar, bringt aber nicht allzu viel für die Zukunft. Schliesslich kommt auch Access bei wachsendem Datenbestand und steigender Zahl der Nutzer an seine Grenzen. Ist mit einer rasanten Datenentwicklung zu rechnen, so ist eindeutig unter den relationalen Datenbankanwendungen eine Client-Server-Variante die erste Wahl, nicht zuletzt aufgrund des professionellen Datenbankmanagements und der schnellen Zugriffszeiten.

 

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