ERP-Systeme: In Zeiten der Digitalisierung ein Muss

Zahlreiche Messen, Veranstaltungen und Kongresse befassen sich seit mehreren Jahren mit der Digitalisierung.

Der allgemeine Tenor: Deutsche Unternehmen müssen gerade in dieser Disziplin noch moderner und fortschrittlicher werden, um langfristig am Markt zu bestehen und sich gegen die Wettbewerber durchzusetzen.

Da ist es doch erstaunlich, dass trotz des technologischen Fortschritts in der IT-Landschaft vor allem mittelständische Unternehmen noch nicht auf ein umfassendes ERP-System setzen.

Stattdessen werden zur Prozessverwaltung und -kontrolle unterschiedliche, meist nicht miteinander verbundene Systeme eingesetzt. Auch Datenerfassung via Excel-Tabellen ist in manchen Firmen noch stark verbreitet. Effizienter, langfristig kosten- und ressourcensparender ist jedoch der Einsatz eines ERP-Systems. Doch was ist das eigentlich?

ERP-System: Schaltzentrale des Unternehmens

Das ERP-System ist eine Software, die für die Ressourcenplanung innerhalb eines Betriebs verantwortlich ist. ERP steht dabei für Enterprise-Resource-Planning. Es ist das zentrale Instrument in der Unternehmensverwaltung wie -optimierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens: Abläufe werden gesteuert und koordiniert, überprüft und optimiert – die Ergebnisse lassen sich in Echtzeit darstellen und im besten Fall greifen alle Bereiche des Betriebes reibungslos, wie bei verschiedenen Zahnrädern, ineinander.

Ob Materialwirtschaft, Produktion, Einkauf oder Finanzbuchhaltung, das ERP-System kann in fast jedem Bereich eines Unternehmens zum Einsatz kommen: Der richtige Zeitpunkt und ein Blick in die Zukunft sind bei der Wahl für ein ERP-Systems wie diesem entscheidend.

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Nie ohne Strategie: Der Einsatz der ERP-Software

Sobald ein Unternehmen mit digitalen Informationen arbeitet, lohnt sich der Einsatz einer ERP-Software. Doch für welche Variante entscheidet sich der Betrieb? Reicht eine standardisierte Software oder bedarf es einer flexiblen, mitwachsenden Lösung?

Betreibt das Unternehmen die Software lieber Inhouse und stellt Personal, Server und Serverräume zur Verfügung oder setzt die Firma auf eine Software-Lösung aus der Cloud, auf die auch von außerhalb zugegriffen werden kann? Welche finanziellen und personellen Mittel kann das Unternehmen für die Einrichtung und den Betrieb der ERP-Software aufbringen?

All das sind wichtige Fragen, die im Vorfeld in einer Art Pflichtenheft festgelegt werden sollten, damit Verantwortliche gut vorbereitet mit dem Hersteller bzw. Betreiber eines solchen ERP-Systems in Verhandlungen treten können.

Die zehn wichtigsten Vorteile eines ERP-Systems im Überblick

1. Das System für sämtliche Geschäftsprozesse

Anstatt nur einzelne, in sich geschlossene Geschäftsbereiche im Blick zu haben, bildet das ERP-System alle Prozesse und betriebswirtschaftlich relevante Abläufe in seiner Gesamtheit und in Echtzeit ab.

2. Das ERP-System setzt auf eine gemeinsame Datenbasis

Egal, ob Kundendatenmanagement oder Controlling – das ERP-System dient jedem Geschäftsbereich als interne Informationsquelle. Relevante Daten sind jederzeit verfügbar und machen die Prozesse und Abläufe für die jeweiligen Verantwortlichen nachvollziehbar und kontrollierbar.

3. Das zentrale Instrument für die Prozessoptimierung

Besonders die Einführung eines ERP-Systems hat für manche Unternehmen weitreichende Konsequenzen. Die innerbetrieblichen Arbeitsabläufe werden beobachtet, analysiert und hinreichend geprüft, um mögliche Verbesserungen für die Software auszunutzen.

Fehler, die sich in den einzelnen Geschäftsfeldern über die Jahre eingeschlichen haben, werden so entdeckt und durch das ERP-System entweder umgehend oder auch über einen längeren Zeitraum hinweg behoben.

4. Mit dem ERP-System sinkt die Fehlerquote

Durch die zentrale Verwaltung und Ablage der Daten, müssen diese nicht mehr manuell eingespeist und transferiert werden. Die Fehler, die beim manuellen Übertragen von Daten passieren, werden vermieden.

5. Das ERP-System wächst flexibel mit den Anforderungen an das Unternehmen

Das ERP-System muss optimal auf die Ansprüche des Betriebs ausgerichtet sein. Expandiert das Unternehmen, kommen neue Geschäftsfelder oder mehrere Standorte dazu, kann die Software an die geänderten Ansprüche angepasst werden. Dies sollte bestenfalls von Anfang an bei der Planung und Einführung einer ERP-Software berücksichtigt werden.

6. Das ERP-System spart Zeit

Durch die automatisierte Steuerung wichtiger Prozesse können sich Unternehmen auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren. Jeder kann von nun an auf relevante Daten zugreifen und bekommt sie übersichtlich und schnell in einem Dashboard angezeigt. So lassen sich auch besonders abteilungsübergreifende Aufgaben wesentlich effizienter gestalten.

7. Das ERP-System senkt die Kosten

Da Unternehmensprozesse reibungslos ineinanderlaufen, reduziert sich der Verwaltungsaufwand eines Betriebs enorm. Auch unnötige Kosten, egal ob für Personal, Lagerhaltung oder weitere Ressourcen können mit einer ERP-Software aufgedeckt und vermieden werden.

8. Das ERP-System optimiert Lagerverwaltung und Produktionsbedarf

Besonders für Handelsunternehmen ist dies ein wichtiger Vorteil gegenüber ihren Wettbewerbern. Die ERP-Software hält den Lagerbestand aktuell, kann den optimalen Lieferzeitpunkt und die Bestellmenge ermitteln, kann Nachbestellungen rechtzeitig auslösen und damit schnelle Lieferzeiten einhalten und für hohe Kundenzufriedenheit sorgen. Produzierende Unternehmen profitieren von einer optimalen Produktionsauslastung.

9. Das ERP-System reduziert den administrativen Aufwand

Das freut besonders die betroffenen Mitarbeiter, die sich nun den wirklich wichtigen Aufgaben widmen können und zwar mit mehr Zeit.

10. Das ERP-System steigert nachweislich die Effizienz eines Unternehmens

Die hohe Standardisierung der Abläufe, die Beseitigung möglicher Fehlerquellen und die eingesparten finanziellen wie personellen Ressourcen steigern nachhaltig die Effizienz des Unternehmens.

 

Titelbild: Aa Amie – shutterstock.com