Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien
Damit die betrieblichen Abläufe im Unternehmen wegen fehlender Verbrauchsmaterialien oder Ersatzteile nicht gestört werden oder ganz zum Erliegen kommen, lohnt es sich, bestimmte Verbrauchsmaterialien und Ersatzteile immer in einer angemessenen Menge vorrätig zu haben. Worauf Sie dabei besonderes Augenmerk legen sollten, beschreibt der nachfolgende Beitrag.
Von der Druckertinte bis zur Batterie
Plötzlich stehen im Büro alle Räder still. Soeben hat der zentrale Drucker, mit dem alle Büroarbeitsplätze verbunden sind, seinen Dienst quittiert. Der Grund dafür ist nicht etwa ein technischer Defekt. Allein die leer gewordene Tonerpatrone des Laserdruckers sorgt dafür, dass jetzt nichts mehr geht. Eifrig werden Schränke durchsucht, der Bestand im Lager gecheckt. Das Ergebnis ist ernüchternd. Es ist keine weitere Tonerpatrone vorhanden. Also müssen jetzt alle Druckaufträge gestoppt werden, bis eine neue Patrone verfügbar ist.
Ein Anruf im Kundendienst und bei den Händlern ergibt, dass neue Tonerpatronen frühestens am Folgetag zur Verfügung stehen. Bis dahin kann eben nichts gedruckt werden.
Eine ähnliche Situation stellt sich dem Wachschutz in den späten Abendstunden dar. Auf dem gewohnten Betriebsrundgang stellt der Diensthabende fest, dass die Batterien seiner Taschenlampe kurz vor der Erschöpfung stehen. Schön, dass man hier über moderne und sparsame LED-Lampen verfügt, weniger schön, dass diese nur mit einer ausreichenden Batteriespannung funktionieren. Leider hat man versäumt, rechtzeitig neue Batterievorräte anzulegen, so dass der Wachmann jetzt seinen Kontrollgang mit der behelfsmässigen Beleuchtung des Smartphone-Displays vollenden muss. Kein schönes Arbeiten!
Dabei ist das Unternehmen in der Betriebseinrichtung keineswegs oberflächlich oder nachlässig. Aber besonders bei den Kleinigkeiten fehlt der notwendige Überblick.
Beauftragten bestimmen
Am Folgetag kommen diese Vorkommnisse auf den Tisch des Verantwortlichen. Der bestimmt umgehend einen Mitarbeiter zum Beauftragten für die Beschaffung und Bestandssicherung von Verbrauchsmaterialien in allen Bereichen. Jetzt wird von den Bereichen einzeln gemeldet, welche Verbrauchsmaterialien in welcher Menge für die nächsten jeweils sechs Wochen etwa benötigt werden. Damit lässt sich jetzt immer der notwendige Bestand an benötigten Verbrauchsmaterialien sichern. Das gilt auch für Motorenöl für den Fuhrpark oder für Batterien für batteriebetriebene Geräte im Unternehmen. An vielen Stellen wurden die Batterien übrigens durch Akkus ersetzt, die mit den ebenfalls angeschafften Ladegeräten jetzt immer vorsorglich aufgeladen werden können.
Kleine Ursache, grosse Wirkung
Viele Maschinen und Anlagen, aber auch eher gewöhnliche Alltagsgegenstände unterliegen einer strapaziösen Nutzung in einzelnen Teilen oder Baugruppen. Bei Kraftfahrzeugen sind es meist Reifen und Bremsen, bei denen sich der Verschleiss deutlich macht, in betrieblichen Ausstattungen sind es entsprechend andere Teile.
Auch hier lohnt es sich, einen angemessenen Vorrat an Ersatzteilen zur ständigen Verfügung bereitzuhalten. So können kleinere Defekte schnell und unkompliziert behoben werden, wenn die jeweils passenden Verschleissteile auch zur Verfügung stehen. Dabei ist natürlich auch das handwerkliche Können der Betriebshandwerker gefragt, wenn es sich nicht um Spezialeinrichtungen handelt, die ohnehin nur vom fachkundigen Serviceunternehmen gewartet werden dürfen.
Wer umsichtig einen Vorrat mit bestimmten Ersatzteilen anlegt, kommt in vielen Fällen um das aufwendige Beauftragen von Fremdfirmen herum, sofern diese Ersatzteile passen und selbst eingebaut werden können. Das ist insbesondere dort sinnvoll, wo beispielsweise viele Einrichtungen gleicher oder ähnlicher Bauweise einer grossen Belastung unterliegen. In der Hotellerie können das beispielsweise Türschlösser oder die Beschläge und Führungen von Schubläden in den Schränken sein, im produzierenden Gewerbe handelt es sich hier meist um Verschleissteile an Maschinen oder anderen Ausrüstungen.
Wie der erste Fall gezeigt hat, lohnt es sich, einen oder mehrere Beauftragte für die Beschaffung und Vorratshaltung von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien zu bestimmen. Bei kleineren Betrieben kann das ein Mitarbeiter sein, in grösseren Unternehmen kann dafür beispielsweise in jeder Abteilung ein Verantwortlicher benannt werden. Wichtig ist, dass die Beauftragten jederzeit die notwendige Übersicht über die benötigten Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien haben, damit eine sinnvolle Bevorratung stattfinden kann.
Dabei müssen im Regelfall auch keine Unmengen an Vorräten angelegt werden. Besonders dann, wenn Maschinen und Anlagen regelmässig gewartet und geprüft werden, kann die Ersatzteilbeschaffung auch dem Kundendienst übertragen werden. Der sollte dann aber auch jederzeit handlungsbereit zur Verfügung stehen, um Ausfallzeiten durch eigentlich kleine technische Ursachen vermeiden zu können. Massgeblich bei der Beschaffung von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien ist immer der tatsächliche Verbrauch. Der muss realistisch eingeschätzt werden.
Haben Sie dabei besonderes Augenmerk auf die scheinbaren Kleinigkeiten. Schön, wenn Sie beispielsweise für die Drucker im Betrieb immer ausreichend Farbpatronen und Toner zur Verfügung haben; schade, wenn dann das Druckerpapier plötzlich alle ist.
Oberstes Bild: © Hrynevich Yury – Shutterstock.com
Mehr zu Olaf Hoffmann
Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.
