FlexWhere: Innovatives Arbeitsplatz-Buchungssystem

Während der Corona-Pandemie haben Unternehmen flexiblere Arbeitsmodelle getestet. Neben Remote Work und Homeoffice-Lösungen wurde auch das Modell des Arbeitsplatz-Sharings beziehungsweise Desk-Sharings erprobt.

Insbesondere HR, IT- und Office-Manager stehen dabei vor der Aufgabe, ein effizientes und mitarbeiterfreundliches Büro der Zukunft zu gestalten. Mithilfe des leistungsstarken Arbeitsplatz-Buchungssystems FlexWhere haben sie dazu ein ideales Tool.

Desk-Sharing als Konzept für die zukünftige Arbeitswelt

Statt alle Mitarbeitenden nach der Pandemie wieder in voll belegte Büros zurückkehren zu lassen, sollten sich Unternehmen auch in der post-pandemischen Ära Gedanken zu effizienter Raumbelegung und insbesondere hybriden Arbeitsplätzen machen. Vor allem das Konzept Desk-Sharing – die Reservierung von Arbeitsplätzen zu bestimmten Zeiten durch bestimmte Mitarbeitende – bietet grosses Potenzial, die Raumauslastung zu verringern. Dies sorgt auch für die Verringerung der Ausbreitung von Infektionen. Dazu können Unternehmen Kosten für Büroflächen und Grossraumbüros einsparen, denn Kosten für ungenutzte Arbeitsfläche möchte niemand. Unter dem Begriff „Hot-Desking“ versteht man darüber hinaus, dass Mitarbeitende frei wählen können, wo sie arbeiten – im Büro, zu Hause oder anderswo.

Effizientes Desk-Sharing – beziehungsweise Hot-Desking – gelingt dabei am besten mithilfe eines leistungsfähigen Arbeitsplatz-Buchungssystems. Mit einer geeigneten Buchungssoftware können Mitarbeitende per App oder am Desktop einfach und „„on the go“ Arbeitsplätze reservieren, Meetingräume buchen und Kollegen finden. Darüber hinaus bieten derartige Systeme zur Arbeitsplatz-Reservierung Facility-, Gebäude- und Office-Managern die Möglichkeit, Raumbelegungen zu analysieren und so bessere Entscheidungen bezüglich der effizienten Auslastung und Verteilung zu treffen. Die effiziente Arbeitsplatzbelegung führt damit wiederum zu Kosteneinsparungen für das Unternehmen.

Flexible Arbeitsplatzbuchung

Egal, ob der Arbeitsbereich am Fenster, der Ruhebereich in der zehnten Etage, ein Sitz- oder Steharbeitsplatz oder auch ein Platz in der Kantine gesucht wird – mit FlexWhere reservieren die Mitarbeitenden den nach den gewünschten Kriterien ausgewählten Arbeitsplatz schnell und einfach. In der App muss dazu nur auf das Datum und anschliessend auf den freien Arbeitsplatz geklickt und der gewünschte Zeitpunkt ausgewählt werden. Damit ist die Reservierung abgeschlossen. Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz unterwegs vom Handy oder auch vor Ort ad hoc buchen.

Dabei kann auch gezielt nach den Arbeitsplätzen der Kollegen gesucht werden, um den nächstgelegenen Schreibtisch zu buchen. Grundsätzlich erleichtert sich mit FlexWhere dank des digitalen Grundrisses die Suche nach dem richtigen Ort oder Raum. Darüber hinaus sind auch Langzeit-/Permanentbuchungen der Arbeitsplätze möglich. HR-, Office- und Gebäudemanagern bietet sich neben der Erstellung umfangreicher Reportings und Auswirkungen zudem die Möglichkeit, bestimmte Arbeitsplätze zu sperren, um, sollte das wieder nötig sein, einen Mindestabstand zwischen den Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Die Vorteile des innovativen Arbeitsplatz-Buchungssystems FlexWhere

FlexWhere lässt sich besonders schnell und unkompliziert implementieren, ganz ohne zusätzliche Hardware. Nur ein Grundriss des Bürogebäudes wird benötigt und somit können Mitarbeiter in kürzester Zeit ihre Arbeitsplätze buchen.

Mit der innovativen Desk-Sharing-Lösung FlexWhere steht Unternehmen nun ein Arbeitsplatz-Buchungssystem bereit, das bezüglich Funktionalität und Einfachheit der Bedienung zukunftsfähig ausgerichtet ist. Die Softwarelösung kann sowohl am Desktop genutzt werden – hier sind auch die Funktionen zur Auswertung von Daten und Statistiken bezüglich der tatsächlichen Belegung der Arbeitsplätze enthalten – als auch als App für Android und iOS für die mobile Buchung von Arbeitsplätzen. Neben der intuitiven Bedienbarkeit und der Möglichkeit, Arbeitsplätze mithilfe der App immer und überall mobil buchen zu können, kann das Arbeitsplatz-Buchungssystem zudem mit Outlook und dem Google-Kalender verknüpft werden.

Vollständiger DSGVO Datenschutz und Datensicherheit

FlexWhere ist nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifiziert und der zugehörige Provider sogar nach ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018. Die Datencenter  befinden sich in Deutschland und Irland. Zudem ist die FlexWhere-App nur auf gesicherten Geräten lauffähig. Unternehmen können 24/7 auf technischen Support zählen und erhalten bereits bei der Installation umfassende Hilfestellungen.

Mehr wissen?

Mit dem innovativen und praxiserprobten Arbeitsplatz-Buchungssystem FlexWhere, lässt sich die Idee des Shared Desk unkompliziert realisieren. FlexWhere wurde entwickelt vom IT-Unternehmen Dutchview, welches Organisationen mit innovativen Lösungen unterstützt, das Beste aus sich herauszuholen.

Fordern Sie eine kostenlose Demo an und überzeugen Sie sich selbst.

 

Titelbild: NDAB Creativity – shutterstock.com