Home Office einrichten - diese finanziellen Unterstützungen gibt es
Nadine Barth Betriebseinrichtung Büroeinrichtungen
Home Office ist kein Trend, sondern ein unaufhaltsamer und tiefgreifender Wandel in der modernen Arbeitswelt. Die Digitalisierung macht’s möglich und zwingt sowohl Arbeitgeber, als auch Arbeitnehmer langfristig dazu, über alternative Beschäftigungsmodelle nachzudenken. Doch wer übernimmt die Kosten für die Umstellung auf Home Office?
Mit der weitreichenden Förderinitiative go-digital hat das Deutsche Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ein ambitioniertes Programm aufgelegt, das Arbeitskräften beim Start in die Welt des Home Office helfen soll. Ziel ist es, kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) so gut wie möglich durch die Digitalwende zu begleiten. Gefördert wird einerseits die Umstellung von Firmen auf Online-Handel inklusive Beratungsgesprächen zu e-Business, digitaler Markterschliessung und IT-Sicherheit. Andererseits soll auch die konkrete Schaffung digitaler Arbeitsplätze in Form von Home Office von der Förderung des Bundes profitieren.
In der Schweiz erkennt man langsam ebenfalls die Zeichen der Zeit und bereitet sich auf kommende EU-Strategien zur Digitalen Wirtschaft vor. Schon jetzt haben Schweizer Arbeitskräfte in Home Office verschiedene Möglichkeiten zur Kostenübernahme durch den Arbeitgeber. Wichtig ist hierbei aber eine vertragliche Regelung. Denn nur, wenn Home Office verpflichtend ist, kann das Heimbüro auf finanzielle Unterstützung hoffen.
Arbeiten in Home Office – Unterstützung nur bei Vertragsregelung
Zunächst einmal sei erwähnt, dass ein Home Office trotz seiner Lage im Privathaushalt der Berufstätigen nach wie vor ein Arbeitsplatz ist. Wie bei festen Arbeitsplätzen im Firmengebäude ist es darum durchaus denkbar, den Arbeitgeber finanziell für Ausstattung und Bürokosten des Arbeitszimmers heran zu ziehen. Sicher muss nicht jeder Stift vom Betrieb bereitgestellt werden. Wenn es um spezielle Arbeitsmittel, eine gesundheitsfreundliche Arbeitsumgebung und kostenintensiven Mehrverbrauch durch das Home Office geht, ist allerdings schon der Chef gefragt.
Wichtig für eine gerechte Kostenverteilung im Home Office ist ein gültiger Arbeitsvertrag. Als Home Office anerkannt ist ein Arbeitsplatz in der Schweiz bislang nämlich nur, wenn das Arbeiten von zu Hause ausdrücklich vertraglich geregelt ist. Auch Details zu Kosten für die Heimarbeit müssen teilweise im Vertrag festgelegt sein.
Büroeinrichtung und Mobiliar
Welche Elemente im Home Office tatsächlich Chefsache sind, hängt vom jeweiligen Vertrag ab. Ein Arbeitnehmer kann durchaus dazu verpflichtet werden, seine privaten Arbeitsgeräte (z.B. Laptop oder Drucker) als Arbeitsmittel zu nutzen. Bei Verzicht auf eine ausdrückliche Vertragsanordnung ist der Arbeitgeber allerdings gesetzlich dazu verpflichtet, seine Arbeitsmittel zu entschädigen.
Auch Massnahmen zum Gesundheitsschutz fallen in den Zuständigkeitsbereich des Arbeitgebers. Hier gibt es zahlreiche gesundheitliche Richtlinien in Sachen Büroeinrichtung. Dazu gehört unter anderem ein ergonomisch geformter Schreibtischstuhl, der den Rücken schont und durch höhen- wie winkelverstellbare Vorrichtungen grösstmögliche Bewegungsfreiheit für den Berufstätigen garantiert. Ebenso müssen ausreichende Licht- und Belüftungsverhältnisse im Home Office gegeben sein.
Sollte der Arbeitnehmer hier durch den Ausbau eines Arbeitszimmers nachrüsten müssen – etwa indem er eine Lüftungsanlage oder ein Fenster integriert, könnte sich der Chef an den Kosten beteiligen. Selbstständige können entsprechende Kosten immerhin von der Steuer absetzen oder eine Finanzierung durch Modernisierungskredite in Betracht ziehen.
Technische Arbeitsmittel und Software
Unerlässlich für ein Heimbüro sind natürlich technische Gerätschaften wie ein Arbeits-PC oder Laptop fürs Home Office. Diese laufen nicht selten mit individueller Betriebssoftware, weshalb die Geräte häufig von der Firma gestellt werden. Für Grafiker sind ergänzend eventuell technische Arbeitsmittel wie ein Grafiktablet notwendig. Sofern der Arbeitsvertrag ausdrückliche Heimarbeit verlangt oder es in der Firma keine geeigneten Arbeitsplätze für die berufliche Tätigkeit gibt, muss der Arbeitgeber auch hier für den Auslagenersatz aufkommen.
Diesbezüglich sei auch zahlungspflichtige Software wie Grafikprogramme oder, im Falle von Schreibkräften, Schreibprogramme wie Microsoft Word erwähnt. Als zur Arbeit unerlässliche Software fallen die Kosten für eine Anschaffung entsprechender Programme gegebenenfalls in den Zuständigkeitsbereich des Arbeitgebers.
Weitere Auslagen fallen eventuell für Printberufe mit vertraglich geregelter Arbeit im Home Office an, z.B. beim Ausarbeiten von Skizzen und Entwürfen. Hier entstehen theoretisch neben der Anschaffung eines Druckers auch regelmässige Druckkosten wie das Nachfüllen von Druckertinte und der Kauf von Druckerpapier an.
Strom und Verbindungskosten
Wer zuhause eine Internet-Flatrate besitzt, hat normalerweise keine zusätzlichen Kosten durch die digitale Arbeit im Home Office. Anders sieht es aus, wenn Arbeitskräfte einen Internetanschluss eigens für die berufliche Arbeit im Eigenheim anschaffen müssen. Hieran darf und sollte sich die Firma beteiligen.
Geht es um Stromkosten, obliegt die Entschädigung für Auslagen und Mehrkosten zunächst dem Arbeitgeber. Allerdings muss dem Arbeitgeber hier detailliert der arbeitsrelevante Stromkostenanteil übermittelt werden. Ähnlich sieht es mit dem Geschäftstelefon aus. Berufliche Telefonverbindungen sind darzulegen, um als solche eine Entschädigung zu rechtfertigen. Alternativ gehen viele Chefs heutzutage wie beim Internet auf ein Betriebshandy mit Kosten-Flatrate über.
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