In wenigen Schritten erfolgreich zum papierlosen Büro

12.10.2019 |  Von  |  News
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Die Idee, ein papierloses Büro zu führen, ist seit den Anfängen der Computertechnologie bekannt. Ein papierloses Büro hilft nicht nur beim Umweltschutz, sondern spart auch Platz in Aktenschränken und erleichtert den digitalen Austausch grosser Mengen an Informationen und Dokumenten.

Papierlose Office-Tools und -Technologien sind weit verbreitet, und die Kosten für die Online-Speicherung grosser Datenmengen über Dokumentenverwaltungslösungen sind heute günstiger denn je.

Für viele ist die Umstellung in der Realität dennoch ungewohnt und mit Herausforderungen verbunden. Obwohl der allgemeine Konsens besagt, dass wir unsere Informationen dem digitalen Speicher und unsere Gedanken den computergestützten Apps anvertrauen können, sind immer noch viele Büroangestellte der Meinung, dass sie ein Stück Papier auf ihrem Schreibtisch bevorzugen. Für einige ist dies eine Gewohnheit, für andere eine Methode zur zusätzlichen Absicherung.

Was ist der Hauptgrund, warum Unternehmen und Büros nicht papierlos werden?

Die Antwort mag Sie vielleicht überraschen. Tatsache ist jedoch, dass einer der Hauptgründe dafür, dass Büros keine erfolgreiche Umstellung auf papierlose Prozesse meistern, ist das Fehlen von Managementinitiativen oder -mandaten. Im Wesentlichen sind Mitarbeiter bereit und gewillt, papierlos vorzugehen, aber oft weist niemand den Weg oder stellt die Werkzeuge zur Verfügung.

Wenn Sie Massnahmen ergreifen möchten, um papierlos zu werden, müssen Sie in Ihrem Privat- und Grossunternehmen die Initiative ergreifen, die Effizienz steigern und im Management auf dem Weg zu einem effizienteren papierlosen Büro voranschreiten. Ihre Mitarbeiter sind dankbar für die Verbesserung ihres Arbeitslebens.

Stellen Sie Werkzeuge und Informationen für Ihre Mitarbeiter bereit

Gehen Sie nicht davon aus, dass Mitarbeiter und Kollegen ihre eigenen Wege finden, um das Papieraufkommen im Büro zu minimieren. Sie brauchen klare Anweisungen, die sie verstehen können. Erstellen Sie schriftliche Richtlinien und Anweisungen, denen sie folgen können. Der papierlose Prozess muss einfach sein und greifbare Vorteile bieten, darunter das einfachere Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten und die Möglichkeit, sie ohne Erstellen von Kopien oder Scans weiterzugeben und zu teilen.


Zeig deinem Team die Vorteile eines papierlosen Büros auf und arbeitet gemeinsam Schritt für Schritt daraufhin zu. Bild: [SFIO CRACHO] – shutterstock.com


Was ist eine virtueller Briefkasten?

Ein virtueller Briefkasten ist ein wichtiges Werkzeug in einem papierlosen Büro. Ein solches virtuelles Postfach, das auch als virtuelle Adresse bezeichnet wird, bietet alle Funktionen, die Sie mit einem herkömmlichen Postfach erhalten und vieles mehr.

Mit Ihrem virtuellen Briefkasten erhalten Sie all Ihre Post in digitalisierter Form. Sie können E-Mails und Pakete online empfangen, weiterleiten, abholen, vernichten oder verwerfen. Ihr virtueller Briefkasten ist eine Geschäftsadresse mit Ihrer persönlichen Postfachnummer. Ein virtueller Briefkasten macht die Verwaltung Ihrer Post so einfach und bequem wie E-Mail.

Entfernen Sie alle Drucker und Kopierer

Wenn Ihr Team immer noch leicht auf Drucker zugreifen kann, werden diese auch verwendet. Wenn Sie sie von Desktops entfernen und durch zentralisierte Netzwerkdrucker ersetzen, kann dies ihre Verwendung einschränken. Aktivieren Sie die Protokollierung und den Kennwortzugriff, um das Drucken bei Bedarf freizugeben. Auf diese Weise kann das Management die Nutzung nachverfolgen und etwaige Missbräuche abstellen.

Sie können Richtlinien festlegen, die den Kauf von Tinte und Toner nur für zugelassene Geräte einschränken. Dadurch wird die Verwendung von Druckern eingeschränkt, die möglicherweise auf den Schreibtischen der Benutzer verbleiben.

Entwickeln Sie ein neues papierloses Ablagesystem

Investieren Sie in eine moderne Dokumentenverwaltungssoftware, die Aktenschränke ersetzt. Die Auswahl der Software, die Ihr Unternehmen mit seinen Dokumenten verbindet, ist eine wichtige Entscheidung, und es stehen mehrere gute Alternativen auf dem Markt zur Verfügung. Einige von ihnen bieten kostenlose Testzeiträume, mit denen Sie das richtige Paket für Ihr Unternehmen finden können. Zudem gibt es einige kostenlose Dokumentenverwaltungssoftwares.



Nach der Auswahl Ihrer Software müssen Sie die Büromitarbeiter auswählen, die hinsichtlich der optimalen Verwendung geschult werden müssen. Abhängig von Ihrer Situation und Ihrem Unternehmen möchten Sie möglicherweise, dass nur bestimmte Abteilungen den Umgang mit der Software erlernen, oder nur die Leiter bestimmter Abteilungen. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter, die mit Informationen in der Cloud umgehen, sie archivieren und darauf zugreifen müssen, dies digital und kompetent tun können.

Der richtige Scanner

Einer der wichtigsten Faktoren, um papierlos zu werden, ist der richtige Scanner für den Übergang, auf den sie sich verlassen können. Mit Mitarbeitern, die in der Software geschult sind, können Sie Ihre Dokumente einscannen und elektronisch mithilfe eines Dokumentenverwaltungsanbieters ablegen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu beurteilen, wie mit eingehenden Dokumenten und digitalen Dateien umgegangen werden soll. Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie Ihr erstes Dokument scannen, sollten alle eingehenden Dokumente elektronisch archiviert werden.

Festlegen von Zielen für inkrementelle Änderungen

Legen Sie den Zeitpunkt für die Implementierung des papierlosen Büros fest und legen Sie in der Zwischenphase mehrere Termine für die Umstellung auf eine angestrebte prozentuale Reduzierung des Papierverbrauchs fest. Es ist unwahrscheinlich, dass das gesamte Papier im Büro von einem Tag auf den anderen entfernt wird. Setzen Sie sich daher ein erstes Ziel, um den Druck- und Papierverbrauch um einen bestimmten Prozentsatz zu reduzieren. Eine Reduzierung um 50 Prozent ist ein guter Ausgangspunkt und ein Endziel von 80 Prozent ist ein realistisches Endziel. Überprüfen Sie Ihren Fortschritt und passen Sie die Vorgänge nach Bedarf an.

 

Bildquelle: [smolaw] – shutterstock.com


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