Tipps für den nächsten Bürowechsel

Keine Beiträge mehr verpassen? Hier zum Newsletter anmelden!
Tipps für den nächsten Bürowechsel
Jetzt bewerten!

Das Büro zu wechseln ist ein zweischneidiges Schwert: Auf der einen Seiten lächeln Ihnen neue Räume, frischer Elan und neue Möglichkeiten entgegen; auf der anderen Seite droht Stress, Arbeitsausfall und wochenlange Scherereien. Wer aber frühzeitig plant und alles detailliert organisiert, spart sich Zeit und schont seine Nerven. Deshalb zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Bürowechsel erfolgreich gestalten.

Doch wenn die Kisten geschleppt und die Büros bezogen sind, darf eine Einweihungsfeier nicht fehlen vor allem, wenn Sie zur Freude Ihrer Mitarbeiter am Wochenende das Büro wechseln. Deswegen geben wir Ihnen am Ende noch ein paar Tipps, wie Sie Ihren Mitarbeitern mit einer Einweihungsfeier etwas Gutes tun und dabei neue Kunden anlocken.

Vorbereitung schreibt man mit A und O

Je grösser das Unternehmen, desto länger müssen Sie den Bürowechsel vorbereiten: Bei 800 Mitarbeitern sollten Sie mindestens ein Jahr an Vorlaufszeit einplanen; bei 250 Mitarbeitern reicht hingegen ein halbes Jahr. Dann heisst es, einen Zeitplan zu entwerfen und Checklisten zu erstellen ¬ umso besser die Organisation, desto weniger Chaos; denn höchstes Ziel sollte bleiben: So schnell wie möglich wieder einen reibungslosen Geschäftsbetrieb aufzunehmen.


Eine gute Organisation des Büroumzuges ist das A und O, um schnell den Geschäftsbetrieb wieder aufnehmen zu können. Bild: [Stokkete] – shutterstock.com


Haben Sie einen Plan entworfen, stellt sich die Frage: Krempeln Sie selbst die Ärmel hoch oder beauftragen Sie einen Dienstleister? Wenn sie selbst den Bürowechsel leiten, sollten Sie ein Team zusammenstellen, das den Umzug übernimmt ¬ so kann die Firmenleitung ungestört während des Umzuges die Geschäfte führen. Vertrauen Sie hingegen auf einen Dienstleister, engagieren Sie eine Spezialfirma; dies spart Zeit und verhindert Missverständnisse.

Veränderung verleiht der Arbeit neuen Schwung

Ein Bürowechsel bringt die ganze Belegschaft auf Trab; deshalb sollten Sie vielleicht auch die Büros in einem frischen Design erstrahlen lassen. Vor allem aber gilt es, den Wünschen Ihrer Mitarbeiter ein geneigtes Ohr zu leihen: Wer sitzt neben wem? Wer erhält welches Büro? Planen Sie deshalb vorher die neue Sitzordnung und erstellen Sie mithilfe einer Zeichnung einen Einrichtungsplan. Haben Sie hier alles perfekt geplant, können sofort die Stromkabel verlegt und Internet und Telefon angeschlossen werden, sodass alles reibungslos funktioniert ¬ am besten bereits vor dem Umzugstag.



Genauigkeit erleichtert den Bürowechsel

Vor dem Umzug heisst es, jedes Haar einzeln zu spalten: Zuerst erstellen Sie einen Grundriss und nummerieren sowohl die alten als auch die neuen Räume. Die entsprechenden Zahlen schreiben sie dann reihum auf die einzelnen Kartons ¬ so weiss jeder, wo alles hinkommt und man behält den Überblick. Die gleiche Sorgfalt lassen Sie auch Ihren Akten angedeihen; diese werden genau gekennzeichnet, sodass trotz des Bürowechsels die gewohnte Ordnung nicht verloren geht.

Informieren Sie Ihre Kunden

Wie Sie lange vor dem Bürowechsel mit der Planung beginnen, so sollten auch Ihre Kunden rechtzeitig Ihre neue Telefonnummer, Faxnummer und Adresse erfahren: Erwähnen Sie dies in Ihren E-Mails, Briefen oder erstellen Sie ein Rundschreiben ¬ eine gute Gelegenheit, gleich mögliche Ausfallzeiten anzukündigen. Zuletzt dürfen auch neue Visitenkarten und Briefbögen nicht fehlen; um hier Geld zu sparen, kann auch die alte Adresse mit einem neuen Adressaufkleber überdecken werden.

Nun wird gepackt

Bevor der eigentliche Bürowechsel als grosser Tag ansteht, heisst es Kisten packen. Hier müssen wieder Sie entscheiden: Erledigt dies eine professionelle Firma oder verpackt jeder Mitarbeiter selbst seine Utensilien? Für die Mitarbeiter ist dies eine gute Gelegenheit zu entrümpeln und Gegenstände auszusortieren ¬ so sollten sie auch einige Tage vorher mit dem Einpacken beginnen: Was man nicht täglich braucht, wird früher in den Kisten verstaut, der Rest kommt erst zum Schluss.

So gelingt der Bürowechsel

Bevor Sie mit den schweren Kisten die Treppen hoch- und runterhecheln, gilt es noch einige Dinge zu beachten: Den Zustand der neuen Räume gilt es zu überprüfen, wichtige Unterlagen sollten Sie selbst an den richtigen Platz bringen und ebenso sollten Sie in die alten Räume nochmal ein prüfendes Auge werfen. Während des Umzuges dürfen Ihre Helfer auch nicht verhungern ¬ engagieren Sie deshalb ein Catering mit der richtigen Nervennahrung. Hat nun alles seinen Platz gefunden, überprüfen Sie zuletzt die EDV-Anlagen, damit Sie reibungslos den Arbeitsbetrieb wieder aufnehmen können.

Jetzt können Sie feiern

Ist der Bürowechsel überstanden, heisst es kurz zu verschnaufen, bevor der Arbeitsalltag wieder seinen Tribut fordert: Organisieren Sie eine Einweihungsfeier ¬ eine Gelegenheit, Ihre fleissigen Mitarbeiter zu belohnen und gleichzeitig neue Kunden anzulocken. Machen Sie deshalb Ihre Eröffnung zu einem Event, das angenehme Erinnerungen hinterlässt, sowohl bei den Mitarbeitern, als auch bei den Kunden.

Rühren Sie die Werbetrommel und schmücken Sie Ihren Eingang mit Strassenstoppern und Luftballons. Ebenso empfängt eine Bar Ihre Gäste mit einem Willkommens-Umtrunk und ein Catering ist eine willkommene Begrüssung für knurrende Mägen ¬ gerne aber auch selbstgebackene Kuchen, Appetithäppchen oder Salate der Mitarbeiter.

Zudem darf eine Live-Band nicht fehlen, die die Gäste mit einbindet und so die Stimmung lockert. Doch sollten Sie auch den Spass für die Kinder nicht vergessen: Kinderschminken, eine Saftbar oder sogar eine Hüpfburg machen die Kleinen glücklich und lassen die Grossen in Ruhe die Feier geniessen.

 

Titelbild: [Africa Studio] – shutterstock.com


Ihr Kommentar zu:

Tipps für den nächsten Bürowechsel

Für die Kommentare gilt die Netiquette! Erwünscht sind weder diskriminierende bzw. beleidigende Kommentare noch solche, die zur Platzierung von Werbelinks dienen. Die Agentur belmedia GmbH behält sich vor, Kommentare ggf. nicht zu veröffentlichen.