Was verbirgt sich hinter einem Smart Office?
Nadine Barth Allgemein Büroeinrichtungen
Jeder kennt den Begriff Smart Home. Damit ist gemeint, dass Hausgeräte miteinander vernetzt sind und bestimmte Abläufe ganz von selbst steuern. Vor allem der zunehmende Einsatz von Produkten mit künstlicher Intelligenz macht das Smart Home möglich. In immer mehr Häusern gibt es zum Beispiel Lautsprecher, die auf Zuruf Informationen mitteilen und Musik abspielen.
Das digitale Zeitalter macht auch vor dem Büro nicht halt. Bis vor kurzem wurde häufig über die Vorteile eines Home-Office diskutiert. Immer mehr Angestellte nutzen die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten. Das Smart Office ist eine neue Entwicklung, welche den Menschen die Arbeit erleichtern soll. Dabei findet die Arbeit nicht unbedingt in einem festgelegten Gebäudekomplex statt.
In einem Smart Office laufen Prozesse automatisiert ab
Am Morgen betritt der erste Mitarbeiter das Büro. Es ist noch dunkel. Er braucht nicht mühsam den Lichtschalter zu suchen, denn der Bewegungsmelder hat erkannt, dass ein Mitarbeiter im Büro ist. Das Licht geht automatisch an. Hinter ihm schlüpft ein zweiter Mitarbeiter in das Gebäude. Sofort wird ein Alarm ausgelöst und die Türen verschlossen.
Die Gesichtserkennung hat ermittelt, dass sich eine unbefugte Person in den Räumen aufhält. Der Mitarbeiter betritt das Büro, die Heizung ist auf die passende Temperatur eingestellt und er beginnt mit der Arbeit. Nach einer gewissen Zeit meldet ihm das System, dass er jetzt eine kurze Pause zur Rückenschonung einlegen muss.
Scheint die Sonne zu stark ins Büro, gehen die Jalousien nach unten. Wird es dann im Raum zu dunkel. Schaltet sich automatisch das Licht aus. Wenn der Mitarbeiter am Abend den Arbeitsraum verlässt, gehen die Lichter automatisch aus. Die Heizung fährt nach unten und der Rauchmelder meldet sofort einen Brand.
Die Arbeit findet nicht nur im Büro statt
Eingangs war vom Home Office die Rede. Dabei handelt es sich nicht um einen vollkommen anderen Begriff. Das Home Office ist vielmehr Teil vom Smart Office. Durch die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation ist eine Zusammenarbeit an vielen Orten möglich. Notwendig ist in aller Regel ein Internetanschluss. Das ist aber kein Problem. An vielen Orten gibt es Hotspots und selbst wenn keiner verfügbar ist, lässt sich dieser mit dem Handy schnell einrichten.
Die Zusammenarbeit findet oft in virtuellen Büros oder in der Cloud statt. In der „Wolke“ lassen sich Dokumente ablegen und können von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet werden. Dabei sind die Unterlagen immer auf den neuesten Stand. Ändert ein Mitarbeiter ein Dokument, dann wird das unverzüglich gespeichert. In einem Smart Office können Mitarbeiter, die mehrere hundert Kilometer voneinander entfernt sind, zusammenarbeiten.
Probleme bei der Einrichtung eines Smart Offices
Vielen Geschäftsinhaber gefällt der Gedanke eines solchen Büros. Mit einem Smart Office lassen sich Abläufe optimieren und Mitarbeiter besser einsetzen. Ein Smart Office zu etablieren scheitert oft an den Mitarbeiter selbst. Digitale Natives, die in diese Technik hineingeboren wurden, haben kaum Probleme damit. Anders sieht es mit Angestellten aus, für welche die Technik neu ist. Diese arbeiten oft lieber nach der herkömmlichen Methode. Sie haben manchmal eine Abneigung gegen die Technik und fürchten Überwachung und Datenmissbrauch.
Zunächst ist wichtig, diese Mitarbeiter gründlich zu schulen. Dabei sollen auch Probleme und Ängste zur Sprache kommen. Es ist zum Beispiel richtig, dass es Systeme gibt, mit denen Mitarbeiter im Gebäude geortet werden können. Dabei ist es wichtig ihnen zu erklären, dass sich diese Funktion auch ausschalten lässt. Der Angestellte muss Vertrauen zur Technik und auch zur Firmenleitung selbst schaffen. Niemand soll das Gefühl haben, dass er oder sie am Arbeitsplatz ständig überwacht wird.
Diese Vorteile bietet ein Smart Office
Durch den Einsatz moderner Technik wird der Arbeitsbereich für den Mitarbeiter insgesamt angenehmer. Die Temperatur und das Licht sind an seinen individuellen Bedürfnissen angepasst. Das smarte Büro bietet viele Wege der Kommunikation. Der Mitarbeiter kann den klassischen Weg wählen und ein paar Schritte zum Kollegen gehen. Er kann aber auch über eine Chatfunktion am Computer eine Nachricht losschicken oder einfach kurz mit dem Handy anrufen.
Durch ein Smart Office steigt die Sicherheit im Gebäude an. Durch die Vernetzung von Feuermelder mit der Feuerwehr ist es möglich, dass der Sicherheitsdienst sofort ausrückt und grössere Schäden am Gebäude verhindert.
Ein weiterer Aspekt ist der verantwortungsvolle Umgang mit Ressourcen. Menschen lassen manchmal das Licht brennen oder das Wasser laufen. Mit den richtigen Programmen gehört das der Vergangenheit an. Mittlerweile gibt es sogar Solaranlagen, die Strom für das Gebäude produzieren. Manchmal kann sogar noch ein Teil davon ins örtliche Stromnetz eingespeist werden.
Das Smart Office ist das Büro der Zukunft
Wer noch Vorbehalte gegen ein digitales Büro hat, sollte sich genau über die Möglichkeiten informieren. Dazu gehören natürlich die Probleme. Bald wird der Interessent feststellen, dass die Vorteile überwiegen. In Zukunft kann er seine Mitarbeiter besser einsetzen. Ein Smart Office erweitert die Möglichkeiten. Das Büro ist nicht länger auf den Arbeitsplatz beschränkt, sondern kann jetzt erweitert werden. Viele Mitarbeiter wünschen sich Arbeit und Familie besser in Einklang zu bringen. Mit einem Smart Office ist das kein Problem.
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