Büroumzug: Professionelle Planung erleichtert den Ablauf

Ein Büroumzug sollte professionell geplant sein. Wer zeitig genug mit der Organisation beginnt und en détail vorgeht, erspart sich einigen Stress. Meist lassen grössere Unternehmen bei ihrem Umzug viele Arbeiten von einem Dienstleister erledigen. Dagegen setzen Freiberufler und kleinere Firmen auf Eigeninitiative und engagieren lediglich für den Transport ein Umzugsunternehmen.

Ausreichend Vorbereitungszeit muss sein

Die benötigte Vorlaufzeit ist von der Grösse des Unternehmens abhängig. Experten kalkulieren für einen Betrieb mit mehr als 800 Beschäftigten eine Vorbereitungsdauer von einem bis eineinhalb Jahren. Firmen mit Mitarbeiterzahlen zwischen 250 und 800 benötigen rund sechs bis zwölf Monate, während mittlere Unternehmen mit bis 250 Arbeitsplätzen etwa ein halbes Jahr im Voraus planen sollten. Bei Kleinbetrieben reichen in der Regel zwei bis drei Monate Vorbereitungszeit aus.

Ideal ist eine Planung, bei der Sie nach dem Umzug möglichst schnell wieder mit dem alltäglichen Geschäftsbetrieb starten können. Gegebenenfalls legt man den Umzugstermin auf ein Wochenende. Wählen Sie einen Zeitpunkt in einer dienstlich eher ruhigeren Phase des Jahres. Wenn Ihr Unternehmen vor allem im Vorweihnachtsgeschäft die besten Geschäfte macht, sollte der Termin nun gerade nicht in diese heisse Phase fallen.

Sollten Sie mit einem professionellen Anbieter liebäugeln, fertigen Sie eine Ausschreibung über die durchzuführenden Arbeiten an. Anhand solch eines Massnahmenkataloges erstellen die Firmen umfassende Angebote, die Sie gut miteinander vergleichen können. Entscheiden Sie sich für das Unternehmen, das Ihnen den besten Eindruck und gute Referenzen vermittelt, und nicht unbedingt für den günstigsten Anbieter.

Oftmals stehen bei neuen Räumlichkeiten vor dem Einzug noch Umbau- oder Renovierungsarbeiten an. Suchen und beauftragen Sie entsprechende Handwerksbetrieb und kalkulieren Sie das Datum, an dem Sie Ihre Räume beziehen möchten. Kündigen Sie den bisherigen Mietvertrag und klären Sie mit dem Vermieter, welche Massnahmen in den alten Räumen bis zur Übergabe durchgeführt werden müssen.

Telefon- und Internetzugänge rechtzeitig sichern

Von entscheidender betrieblicher Bedeutung sind Telefonanlage, Internetzugang und Stromanschlüsse in den neuen Räumen. Diese müssen beim Einzug problemlos funktionieren. Kümmern Sie sich deshalb bei Ihrem zuständigen Telefonanbieter frühzeitig um die Einrichtung des neuen Anschlusses. Idealerweise sollten Sie Telefon- und Internetzugang bereits zu einem früheren Termin bereitstellen lassen, dann haben Sie vor dem eigentlichen Umzugstag auch noch die Möglichkeit, zu prüfen, ob alles reibungslos klappt.

Gemeinsam mit den Kollegen die Sitzordnung für das neue Büro zu planen, kann vieles erleichtern. Legen Sie dann anhand des genauen Exposés die Arbeitsplätze der einzelnen Mitarbeiter fest. Steht diese Planung, können vorab Strom-, Telefon- und Internetanschlüsse so verlegt werden, dass am Umzugstag nach dem Aufstellen der Büromöbel alle Geräte ohne Schwierigkeiten angeschlossen werden können.

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Die Abwicklung mittels Grundrissen und Zeichnungen erleichtern

Nummerieren Sie die alten und die neuen Räume, wenn es sich bei Ihrem um ein grosses Unternehmen handelt. Beschriften Sie jede Seite eines Umzugskartons, so ist der Bestimmungsort auf der Pappe stets gut zu erkennen. Das Umzugsunternehmen behält den Überblick, welche Möbel und Kisten in welches Büro zu räumen sind. Ein Grundriss, auf dem die Raumnummern vermerkt sind, erleichtert dem Zügelunternehmen die Arbeit. Und noch ein Tipp: Kleben Sie einen Zettel mit entsprechenden Informationen an jede Bürotür.

Akten und Dokumente sollen nach dem Umzug wieder in ihrer üblichen Ordnung aufzufinden sein. Lassen Sie beim Einpacken die Unterlagen besonders präzise kennzeichnen, auf diese Weise erleichtern Sie das Ausräumen in den neuen Zimmern enorm.

Die neue Anschrift mitteilen

Informieren Sie Kunden und Geschäftspartner einige Zeit vorher über Ihren Umzug. Ideal ist, die E-Mail-Signatur mit einem Hinweis auf die neue Anschrift zu ergänzen; weisen Sie auch in Briefen darauf hin.

Denken Sie an die Beauftragung veränderter Briefbögen und Visitenkarten mit der neuen Anschrift. Haben Sie noch viele Bögen im Bestand, können Sie die alte Adresse mit Aufklebern überdecken – so müssen die alten Briefbögen nicht entsorgt werden. Ist der Umzug dann erfolgt, machen Sie mit farbigen Aufklebern auf die neue Anschrift aufmerksam.

Relativ kurz vor dem Umzugstermin beginnt das Packen der Kisten. Klären Sie im Vorfeld genau, ob der professionelle Dienstleister dafür zuständig ist oder nicht. Idealerweise packt jeder Mitarbeiter seine eigenen Utensilien zusammen – bei dieser Gelegenheit können nicht mehr benötigte Gegenstände leichter entsorgt werden. Jeder Umzugskarton wird mit einer Nummer oder einem Kürzel versehen – zur Kennzeichnung, in welches neue Büro er zu transportieren ist.

Für einen reibungslosen Ablauf empfiehlt es sich, schon einige Tage vor dem eigentlichen Umzugstermin mit dem Packen solcher Gegenstände zu beginnen, die nicht so häufig benötigt werden. Die täglich benutzten Arbeitsmittel werden erst zuletzt eingepackt.

Sind am Umzug viele Mitarbeiter und weitere helfende Hände beteiligt, sorgen Sie selbst für eine ausreichende Verpflegung der Helfer, oder bestellen Sie einen Caterer. Kisten zu tragen und Möbel aufzubauen macht hungrig!

EDV muss funktionieren

In den neuen Räumlichkeiten sollten zuerst die Möbel aufgestellt werden. Zugleich geht die EDV-Anlage sofort wieder in Betrieb. Vielleicht verfügen Sie in Ihrem Unternehmen über eigene Fachleute, die dies bewerkstelligen können. Als Alternative stellen professionelle Dienstleister Ihnen entsprechendes Personal zur Verfügung.

Zum guten Schluss: Veranstalten Sie eine Einweihungsparty!

Ist der Umzug weitgehend reibungslos verlaufen und alle Mitarbeiter haben ihr neues Büro bezogen, steht einer Einweihungsparty nichts mehr im Weg. Laden Sie dazu gleich Geschäftspartner ein, dann können Sie ihnen Ihre neuen Räumlichkeiten taufrisch präsentieren.

 

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