Die ideale Ausstattung für ein Live-Meeting

20.04.2020 |  Von  |  Allgemein, Büroeinrichtungen
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Die Geschäftswelt wird, nicht zuletzt auch wegen der Corona-Krise, immer virtueller. Neben digitalen Geschäftsunterlagen wie ePaper oder Google Docs gehen inzwischen auch ganze Konferenzen, Meetings, Briefings und sogar Bewerbungsgespräche in Live-Schaltungen online. 

Damit die Verständigung hier aber wirklich funktioniert und die Meeting-Atmosphäre stimmt, benötigt es ein paar Vorkehrungsmassnahmen. Aus diesem Grund, nachstehend ein paar nützliche Tipps zum Live-Meeting.

Was ist ein Live-Meeting überhaupt?

Als Live-Meeting werden digitale Konferenzen und Sitzungen bezeichnet. Die Gespräche finden also nicht in der realen Welt, sondern am Bildschirm statt. Folglich sitzen sich die Teilnehmer auch nicht direkt gegenüber, sondern Kommunizieren via Voice- oder Video-Schaltung. Das hat für die Gesprächspartner einige Vorteile. Beispielsweise können Konferenzen dank Live-Meeting ortsungebunden durchgeführt werden, was Zeit spart und eine flexiblere Planung ermöglicht. Es spielt keine Rolle mehr, wo die Konferenzteilnehmer sich aufhalten, denn sie können dem Meeting jederzeit über einen Computer oder sogar über Smartphone bzw. Tablet beitreten. Sollte eine unvorhergesehene Krisensitzung notwendig werden, lässt sich diese ohne grössere Vorbereitung anberaumen. Die Mitglieder der Sitzung werden zuvor lediglich kurzfristig per Telefonanruf, Mail oder SMS benachrichtigt.

In vielen Fällen wird das Meeting online sogar professioneller. Dank Sharing Option lassen sich Grafiken, Statistiken und Videodateien problemlos in Echtzeit an alle Teilnehmer versenden. Meeting-Inhalte werden somit anschaulicher und leichter verständlich. Mehr noch, ist die papierlose Online-Konferenz ein nachhaltiges Meetingkonzept, das Ressourcen einspart und deshalb die Umwelt schont.

Mit Blick auf die Corona-Krise offenbaren Live-Meetings darüber hinaus auch einen wichtigen gesundheitlichen Aspekt. Denn durch das kontaktlose Gespräch kann man selbst im Krankheitsfall noch miteinander kommunizieren. Selbst kranke Mitarbeiter oder Geschäftspartner können ohne Probleme am Meeting teilnehmen, ohne die Gesundheit von Arbeitskollegen zu gefährden. Ebenso können Mitarbeiter, die in Home-Office arbeiten, dank Live-Meeting sicher auf dem Laufenden bleiben.

Startklar fürs Live-Meeting mit den richtigen Tools

Wer ein Live-Meeting plant, muss hierfür natürlich zu aller erst die richtige Software besitzen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Denkbar sind einerseits herkömmliche Instant Messenger, wobei gute Zusatzoptionen zur reinen Textnachricht Voraussetzung sind. Ein Programm, das diesbezüglich alle nötigen Features für das Live-Meeting mitbringt, ist Skype. Der Messenger-Dienst erlaubt sowohl Textnachrichten, als auch Voice- und Videoanrufe, zu denen bei Bedarf sogar mehrere Teilnehmer eingeladen werden können. Ausserdem besitzt Skype verschiedene Optionen zur Datenübermittlung, die von Dokumenten und Linkweiterleitung bis hin zu Multimedia Dateien wie Bildern oder Videos reichen. Sogar Geldtransfers und das Teilen von Geschäftskontakten, Standortinformationen und Umfragen sind mit dem Skype-Messenger möglich. Ähnlich nützliche Messenger sind ferner:

  • Facetime
  • Google Hangouts
  • ICQ
  • MSN Live Messenger
  • Signal
  • TeamSpeak
  • WeChat
  • Yahoo! Messenger

Eine Alternative zum Standard Messenger bieten ausserdem spezielle Programme wie Microsoft Office Live Meeting oder Live Webinar. Hier wurde die Software explizit für Webkonferenzen entwickelt und bietet dementsprechend besondere Optionen, darunter interaktive Präsentationen, Warteräume für Teilnehmer oder Layout-Optionen für den jeweiligen Meetingraum.


Brescia/Italien - 2. März 2020: Mädchen arbeitet mit ihrem Laptop und einem Teller mit frischem Obst beim Fernchatten im Skype

Skype ist wohl das bekannteste Tool für Videotelefonate und wird auch gerne für Live-Meetings genutzt. (Bild: Roberto Ricca – shutterstock.com)


Live-Meeting – das richtige Setup für die Webkonferenz

Ein passendes Programm für das Live-Meeting ist freilich nicht alles. Es gibt in Sachen Ausstattung und Meeting Location noch einige weitere Dinge zu beachten. So sollte der Veranstalter zum Beispiel darauf achten, dass die Raumumgebung, in der er während der Webkonferenz sitzt, dem Konferenzanlass angemessen ist. Vor allem der Hintergrund spielt bei Videokonferenzen eine wichtige Rolle, denn er sollte nicht zu kontrastreich sein. Um dem Zuschauer die Sicht auf den Bildschirm angenehmer zu machen, bieten sich darum schlichte Business Farben wie Weiss, Hellgrau, Schwarz oder milde Naturfarben an.

Was die Hardware angeht, gibt es unterschiedliche Anforderungen. Wer mit dem Handy, Laptop oder Tablet am Meeting teilnimmt, hat meist ein ins Gerät integriertes, gut funktionierendes Mikrofon sowie eine Kamera mit guter Bildqualität zur Verfügung. Fehlt die Hardware-Ausstattung allerdings, muss nachgerüstet werden. Gute Tipps können sich Meeting-Leiter und -Teilnehmer hierfür bei den Gaming-Profis abholen. Sie kommunizieren während dem Spielen regelmässig in Konferenzschaltungen und wissen daher worauf es ankommt.

Als Kopfhörersystem ist beispielsweise ein Wireless Headset empfehlenswert, das auch von der Gamer-Gemeinde bevorzugt wird. Die Kopfhörer sind zusätzlich mit einem Mikrofon versehen, sodass man sich klar und gut verständlich mit den Meeting Kollegen unterhalten kann. Durch das Fehlen eines Kopfhörerkabels wird die Kommunikation darüber hinaus auch ungebundener. Die Teilnehmer können sich frei vor der Kamera bewegen und ggf. auch kurz aufstehen, etwa um Fallbeispiele zu zeigen oder eine kurze Pause zu machen.

In Sachen Kamera setzen Gamer häufig auf eine Streaming-Kamera. Sie erlaubt ruckelfreie Videoübertragungen in Echtzeit, weil sie eine hohe Framerate generiert und daher die Bildinformationen schnell Verarbeiten kann. Besonders moderne Kameramodelle weisen ergänzend Optionen zum Desktop-Streaming auf. Es kann also ganz bequem zwischen Personenaufnahme und Desktopinhalt hin und her geschaltet werden, was die Präsentation von Meeting Inhalten vereinfacht.

Ebenfalls zur Aufmachung des Live-Meetings passen sollte der Dresscode aller Beteiligten. Schliesslich darf das Meeting seinen professionellen Touch nicht verlieren, auch wenn es unter Umständen zu Hause stattfindet. Sich im Schlaf-, Jogging- oder Sportanzug vor den Bildschirm zu setzen, ist also ein No-Go. Gleiches gilt für ein ungepflegtes Erscheinungsbild, zerzauste Haare oder verschlafenes Gesicht. Wahren Sie trotz gemütlicher Konferenz Atmosphäre stets die Etikette, damit Ihr Live-Meeting garantiert zum Erfolg wird.

 

Titelbild: fizkes – shutterstock.com


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