Green Meetings – Nachhaltige Veranstaltungen planen

12.12.2019 |  Von  |  Allgemein
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Der Nachhaltigkeitsgedanke ist auch in der Veranstaltungsbranche angekommen. Immer mehr Konferenzen und andere Eventarten schliessen die umweltfreundlichen Massnahmen ein. Hierdurch vermitteln die Veranstalter ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung für den Schutz der natürlichen Lebensgrundlagen. Zudem kann die Umweltorientierung in gewisser Weise als neuer Trend für eine positive Imagebildung angesehen werden. Die nachhaltigkeitsorientierten Veranstalter nutzen diese Chance, um sich selbst von der besten Seite zu zeigen.

Eine der Möglichkeiten, zum Umweltschutz einen positiven Beitrag zu leisten, ist die Durchführung von Green Meetings. Es handelt sich hierbei um jene Veranstaltungen, bei denen die Nachhaltigkeit in die Tat umgesetzt wird. Die grüne Eventplanung umfasst mehrere Aspekte, die grundsätzlich die Reduzierung von CO2-Ausstoss, einen schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen, Verminderung von Abfall und eine sinnvolle Wiederverwendung zum Ziel haben. Es folgen ein paar praktische Hinweise darauf, was die Green Meetings auszeichnet.

Veranstaltungsort: An- und Abreise der Gäste

Ein umweltfreundliches Veranstaltungsmanagement beginnt bereits mit der Anreise der Teilnehmer. Die Veranstalter stehen zunehmend unter Druck, die nachhaltigen An- und Abreisemöglichkeiten zu bieten. Läuft die Konferenz oder eine andere Eventart in einer Grossstadt, die über ein gut funktionierendes Kommunikationsnetz verfügt, können die Teilnehmer bequem mit dem öffentlichen Bus oder der U-Bahn ankommen und wieder abreisen. Für eine grosse Anzahl von Teilnehmern lohnt es sich, den kostenlosen Shuttlebus vom Bahnhof oder Flughafen aus zu organisieren.

Auf diese Weise leisten die Veranstalter einen wichtigen Beitrag zur Abgasreduzierung und zeigen, dass sie die Idee von Green Meetings ernst nehmen. Für jene Gäste, die unbedingt mit dem Auto unterwegs sein müssen, bieten sich beispielsweise die Fahrgemeinschaften an. In dieser Hinsicht können die Veranstalter ein Online-Forum auf der eigenen Website oder eine praktische Veranstaltungs-App einsetzen, wo sich die Teilnehmer miteinander unkomplizert absprechen können. Doch es gilt bei der Auswahl des Veranstaltungsortes noch weitere Aspekte zu berücksichtigen.

Teilnehmermanagement von Anfang bis Ende

Die Green Meetings setzen eine nachhaltige, am besten papierlose Kommunikation mit den Teilnehmern voraus. Es war noch nie so einfach wie heute, diesen Anspruch zu erfüllen. In Zeiten der Digitalisierung finden immer mehr Interaktionen online statt. Die Veranstalter können daraus schöpfen, indem sie die eigene Website, eine mobile Event-App sowie die sozialen Netzwerke für ihre Teilnehmerkommunikation nutzen. Die Anmeldung und Bezahlung für die Teilnahme an der Veranstaltung, Registrierung am Eventtag sowie die praktische Organisation lassen sich mit Hilfe von innovativen Technologien nachhaltig gestalten.

Jene Veranstalter, die sich für die Durchführung von Green Meetings entscheiden, gehen mit einem guten Beispiel voran. Sie inspirieren zum Nachhaltigkeitsgedanken nicht nur die Teilnehmer, sondern auch die Sponsoren und Medienpartner. Allein durch die Bereitstellung von Eventprogramm, Produkt- und Marketinginformationen, Fragebögen zur Eventbefragung und -bewertung in digitaler Form tragen die Veranstalter zum geringeren Papierverbrauch bei, was der Umwelt zugutekommt. Es steht auch nichts mehr im Wege, die Online-Teilnahme durch die Live-Streamings zu ermöglichen und so den CO2-Fussabdruck zu reduzieren.

Kleiner Energieverbrauch und Event-Recycling

Die Green Meetings finden in der Regel in Gebäuden statt, in denen die LED-Beleuchtung als eine energiesparende und umweltfreundliche Alternative eingesetzt wird. Ebenso spielt der Zugang zum Tageslicht für die Atmosphäre von Konferenzräumen eine wesentliche Rolle. Neben der nachhaltigen Beleuchtung und dem natürlichen Tageslicht lassen sich auch die Heizung und Klimaanlage sparsam nutzen, indem sie nur dann eingeschaltet werden, wenn es notwendig ist.

Überdies sind die Green Meetings ohne das bewusste Recycling unvorstellbar. Die mehrfache Verwendung von eventrelevanten Artikeln wie Orientierungs- und Namensschilder hilft dabei, einerseits die Kosten zu senken, andererseits die Materialverschwendung zu reduzieren. Das Gleiche bezieht sich auf das ausgedruckte Veranstaltungsmaterial, das aus den umweltfreundlichen Werkstoffen hergestellt werden und kostenlos zum Mitnehmen sein sollte.


Think Green Logo

Think Green – das sollte das Motto auf einem Green Meeting sein. Das heißt, dass der Energie- und Materialverbrauch auf ein Mindestmass beschränkt werden sollte. (Bild: Vanatchanan – shutterstock.com)


Catering: Frische, regionale Kost in Bioqualität

Catering ist ein integraler Bestandteil von Veranstaltungen, auf den sich die Teilnehmer besonders freuen. Denn gerade während der Kaffee- und Mittagspausen können sie sich miteinander austauschen und dadurch die wertvollen beruflichen Erfahrungen sammeln. Die Green Meetings sind darauf ausgerichtet, durch ein gut durchdachtes Catering-Programm einen echten Mehrwert zu bieten. Es gibt viele Möglichkeiten, wie die Veranstalter den Umwelt- und Nachhaltigkeitsgedanken an ihre Gäste weitergeben können. Die frisch zubereiteten regionalen Gerichte aus saisonalen pflanzlichen Zutaten in Bioqualität werden einen positiven Eindruck hinterlassen und lang in Erinnerung bleiben.

Die Veranstalter von Green Meetings fühlen sich dazu veranlasst, nicht nur die Frische und die Herkunft der Catering-Produkte sorgfältig zu prüfen, sondern auch die Herstellungsweise und den Transport kritisch zu hinterfragen. In diesem Kontext werden vor allem die tierischen Lebensmittel nicht empfohlen. Sie benötigen viel Wasser in der Produktion und verschlingen viel Energie, was auf den langen Transport zurückzuführen ist. Zudem legt ein umweltfreundliches Catering einen hohen Wert auf die Verwendung von Mehrweggeschirr und kompostierbaren Produkten. Auf den Green Meetings gibt es keinen Platz für ein schädliches Einweggeschirr aus Pappe oder Plastik.

Fazit: Green Meetings brauchen eine Strategie

Die Green Meetings lassen sich ohne eine umfassende Strategie schwer realisieren. Denn es reicht nicht aus, nur einen umweltfreundlichen Aspekt für das Event auszuwählen, während die anderen Aspekte vernachlässigt bleiben. Was die Veranstalter brauchen, um einen realen Unterschied zu machen, ist eine ganzheitliche Herangehensweise im Hinblick auf die nachhaltige Eventgestaltung. Die Erfahrung zeigt, dass alle relevanten Stakeholder aus der Veranstaltungsbranche in diesen Prozess eingebunden werden sollten.

 

Titelbild: Rawpixel.com – shutterstock.com


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