Ein gewerblicher Umzug steht an – was ist zu beachten?
VON Susanne Mairhofer Allgemein
Für Unternehmen gibt es spezielle Umzugsfirmen, die auf bestimmte Gewerbe ausgerichtet sind. Das erleichtert den Betroffenen das ganze Vorhaben beträchtlich. Denn gerade in wirtschaftlicher Hinsicht zählt jeder Arbeitstag, der nach der erfolgten Einrichtung im neuen Gebäude absolviert wird. Empfehlenswert ist es deshalb, dass ein Firmenumzug an einem Wochenende stattfindet, weil so am wenigsten Arbeitszeit verloren geht und die Angestellten am Montag bereits am Schreibtisch in der neuen Niederlassung Platz nehmen können.
Klar ist, dass Planung und Organisation des Umzuges sehr gut überlegt werden müssen. Mithin geht es ja darum, dass der Betrieb unmittelbar nach dem Umzug wieder läuft. Also sollten die Mitarbeiter ebenso ausführlich Bescheid wissen wie die Kunden. Man sollte daran denken, per Pressemitteilung die geplante Unternehmung zu veröffentlichen. Auch Zeitungsinserate leisten wertvolle Dienste, und ein entsprechender Hinweis auf der Internetpräsenz der Firma kann langfristig eingestellt werden.
Geschäftsausstattung und Werbemittel müssen angepasst werden
Damit der Umzug für das Unternehmen weitgehend problemlos über die Bühne geht, sollte die neue Adresse in jedem Fall schon bald auf allen Werbemitteln zu finden sein. Das betrifft auch die Änderungen auf Visitenkarten und Briefköpfen. Speziell auf dem Briefpapier oder bei der Signatur der E-Mails kann lange Zeit vorher auf den Umzug zu einem bestimmten Termin hingewiesen werden. Auch erleichtert ein Wegweiser im Internet oder auf Faltblättern die Umstellung, denn die Kunden wissen solchen Service zu schätzen.
Damit auch die Mitarbeiter den ungewohnten Weg zu ihrem Schreibtisch nicht verfehlen, sollte die Personalabteilung oder das Chefbüro einen genauen Lageplan des neuen Firmengebäudes verteilen oder online stellen. Darauf ist die Angabe, wo sich der nächste Bahnhof, die nächste Bus- oder Straßenbahnhaltestelle befindet, absolut wichtig, unabhängig davon, dass jeder bezüglich der Verkehrsanbindung unterschiedliche Ansprüche hat. Auch weitere Infrastruktureinrichtungen wie eine Bank, ein Geldautomat, das nächstgelegene Postamt oder ein Lebensmittelladen sollten entsprechend bekannt gegeben werden.
Reinigung und Reparaturen der Räume in der alten Firma
Wenn die bisherigen Räume kahl und leer geräumt sind, zeigen sich kleine Mängel oder Schönheitsfehler an Mauern, Türen, am Fußboden oder den Heizkörpern. Diese müssen natürlich beseitigt werden. Neben der fristgerechten Kündigung des Mietvertrages dürfen auch die Strom-, Wasser- oder eventuelle Gaslieferverträge nicht vergessen und zeitgerecht gekündigt werden. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter, die über einen Büroschlüssel verfügen, diesen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgeben. Hat ein Unternehmen Dienstleister für individuelle Wartungen technischer Geräte oder aber eine Reinigungsfirma engagiert, sind diese selbstredend ebenso fristgerecht über den Umzug zu informieren. Bei weiter bestehendem Bedarf sind für den neuen Standort die Verträge entsprechend anzupassen.
Die Erstellung eines Umzugsplanes ist für grössere Unternehmens sinnvoll. In einer Aufstellung wird festgelegt, wessen Büroräumlichkeiten zuerst ausgeräumt und verlegt werden, welche darauf folgen usw. Eine Absprache mit den Mitarbeitern ist wichtig, da in der Konsequenz auch die Sitzverteilung in der neuen Niederlassung geklärt werden muss. Gegebenenfalls sollte dies mit dem Betriebsrat getätigt werden. Gibt es individuelle Wünsche oder Vorschläge der Angestellten, sollten diese nach Möglichkeit berücksichtigt werden. Damit lassen sich aufkeimende Probleme bereits im Vorfeld erfolgreich aus dem Weg räumen.
Ein gewerblicher Umzug bietet die hervorragende Gelegenheit, die Akten zu sichten und gegebenenfalls auszudünnen. Viele Ordner werden nach einigen Jahren nicht mehr benötigt, ihr Inhalt würde im neuen Büro wertvollen Platz wegnehmen. Deshalb ist es von Vorteil, alles, was mitgenommen werden soll, schon zuvor in wichtige und weniger wichtige Firmenunterlagen aufzuteilen und entsprechend zu verpacken. Besondere Dokumente oder Vertrauliches sollte nicht mit der Spedition transportiert, sondern in einen Koffer gepackt und selbst in die neuen Räumlichkeiten mitgenommen werden. Damit hat man alles Wichtige gleich wieder griffbereit und nichts kann auf dem Weg in die neue Betriebsstätte verloren gehen.
Rechtzeitig über die neue Einrichtung sprechen
Schon im Vorfeld der Umzugsmassnahmen sollte über die neue Einrichtung nachgedacht werden. Vielleicht gibt es Bedarf, andere, zweckmässige Geräte oder Büromöbel zu kaufen. Es gilt auch hier, die Mitarbeiter einzubeziehen, denn sie sind es, die vielleicht gerade beim ergonomischen Bürosessel oder Schreibtisch spezielle Bedürfnisse haben. Ein Umzug ist überdies der perfekte Anlass, sich in Sachen Bürotechnik oder Einrichtung auf den neuesten Stand zu bringen.
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