Open Space Büro – Vorteile und Nachteile im Überblick

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Open Space Büro – Vorteile und Nachteile im Überblick
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Die Schnelligkeit und Effizienz der Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette bekommen in Zeiten der Digitalisierung eine neue Bedeutung. Die Unternehmen streben danach, die Arbeitsabläufe zu optimieren und dadurch die unnötigen Verluste zu reduzieren. Der permanente Druck zur Kostensenkung ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, der die Wahl eines auf das Unternehmen zugeschnittenen Bürokonzeptes determiniert. Das Open Space Büro wird als eine mögliche Lösung wahrgenommen. Hat es eine Zukunft?

Die Meinungen hierzu sind gespalten. Während manche Experten meinen, dass das Grossraumbüro motivierend wirkt und die Kommunikationswege verkürzen lasst, weisen andere darauf hin, dass es ein gewisses Konfliktpotenzial birgt und gesundheitsschädliche Auswirkungen haben kann. Ein kurzer Überblick über die charakteristischen Eigenschaften, die organisatorischen Voraussetzungen sowie mögliche Vor- und Nachteile dient als Inspiration und erlaubt es den Unternehmen, die eigene Meinung zu bilden.

Was zeichnet Open Space Büro aus?

Das Open Space Büro, im deutschen Sprachraum besser als Grossraumbüro bekannt, ist ein modernes Bürokonzept. Sein Hauptgedanke ist es, auf einer Bürogrundfläche von mindestens 400 Quadratmeter offene, häufig würfelartig gestaltete Arbeitsplätze bereitzustellen. Es wird angenommen, dass in einem Grossraumbüro 20 und mehr Personen tätig sind, wobei alle – unabhängig von deren Position im Unternehmen – miteinander in Kontakt treten und sich austauschen können. Eine offene, team- und abteilungsübergreifende Kommunikation wird gepflegt.

Ähnlich wie bei anderen Bürokonzepten gelten auch hier die gesetzlichen Vorgaben, die darauf abzielen, die angemessenen Arbeitsbedingungen zu gewähren. Es steht fest, dass alle Mitarbeiter ein Recht auf einen sicheren, gesunden und würdigen Arbeitsplatz haben. Deshalb bleiben auch im Fall von Open Space Büro die Fragen rund um Flächenbedarf oder Bewegungsfreiheit, um nur zwei Beispiele zu nennen, von hoher Bedeutung. Zudem wird immer stärker der Bedarf an Mini-Flächen für ungestörtes Arbeiten sowie individuelle Besprechungen betont.



Agilität ist ein essenzieller Eckpfeiler

Die Zusammenarbeit im Open Space Büro erfordert eine zeitgemässe Organisationsstruktur, die auf flachen Hierarchien, Flexibilität und Kontaktfreundlichkeit baut. Denn das gesamte Personal, darunter die Geschäftsführung, arbeitet hier nebeneinander und kann einen offenen Dialog führen, sooft es erwünscht oder notwendig ist. Die starren Hierarchien, bei denen die Führungsebene das letzte Wort hat und am liebsten alles bis ins kleinste Detail bestimmen will, zerstören massgeblich die Kommunikation und die Arbeitsatmosphäre im Grossraumbüro.

Das Open Space Büro eignet sich daher vorrangig für jene Unternehmen, die einen hohen Wert auf eine partnerschaftliche, bereichsübergreifende Zusammenarbeit auf Augenhöhe legen. Es wird bei ihnen die Agilität grossgeschrieben, indem sie in einer proaktiven und dialogorientierten Arbeitsweise ein grosses Potenzial erkennen. Die Agilität als unternehmerische Kompetenz setzt die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem sowie die Anpassungsfähigkeit an veränderte Anforderungen des Marktes voraus. Sie lässt sich im Grossraumbüro optimal umsetzen.

Einige Vorteile von Open Space Büro

  • Open Space Büro fördert den offenen Austausch zwischen den Mitarbeitern, Teams, Abteilungen und Führungskräften. Die informelle Kommunikation unterstützt den kreativen Prozess der Ideenfindung und ermutigt zum Dialog jene Personen im Unternehmen, die eher introvertiert und zurückhaltend sind.
  • Grossraumbüro lässt die neuen Mitarbeiter in die Struktur des Unternehmens schneller und effizienter einbinden. Das Kennenlernen der betriebsinternen Prozesse fällt ihnen viel leichter, weil sie eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit miterleben können, ohne das eigene Büro verlassen zu müssen.
  • Open Space Büro bringt grosse Kostenersparnis, indem es die gemeinsame Nutzung von Büroutensilien und -geräten zulässt. Zugleich stärkt es ein Gefühl der Verantwortung für die sparsame Konsumption von Bürowaren, darunter Druckerpapier, was sich auf den gemeinsamen Beitrag zum Umweltschutz umsetzt.
  • Grossraumbüro ermöglicht eine flexible Arbeitsplatzgestaltung durch den kreativen Einsatz von mobilen Gegenständen, z.B. Trennwänden und Rollcontainern. Überdies lässt sich der Büroraum effizienter nutzen und auf verschiedene Situationen wie längere Dienstreisen oder Krankheitsausfälle anpassen.

Nicht zu vernachlässigende Nachteile

  • Open Space Büro kann gegen den Dauerlärm nicht sehr viel unternehmen. Zwar verfügen die modernen Grossraumbüros über die Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten, darf jedoch ein kontinuierlich hoher Stresspegel wegen ständiger Geräusche und Ablenkungen nicht vernachlässigt werden.
  • Grossraumbüro birgt ein gewisses Konfliktpotenzial mit sich. Der Grund dafür ist die permanente Kontaktnotwendigkeit mit den Personen, die unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen vertreten können. Die Konflikte zwischen einigen Mitarbeitern beeinflussen negativ das gesamte Arbeitsklima.
  • Open Space Büro kann der Gesundheit des Personals schaden, weil es aufgrund der Menschenmenge die Verbreitung von krankheitserregenden Bakterien und Viren nicht vorbeugen kann. Durch die künstliche Klimatisierung des Büroraumes und die permanente Zugluft wird dieser Zustand noch verstärkt.
  • Grossraumbüro, dass darauf ausgerichtet ist, die Effizienz der internen Arbeitsabläufe zu steigern, kann unter Umständen das Gegenteil bewirken. Denn die gemeinsame Nutzung von Büroutensilien und -geräten verlangsamt nicht selten die Aufgabenerledigung und kann zum Chaos am Arbeitsplatz führen.

Fazit: Aus besten Lösungen schöpfen

Das Open Space Büro eröffnet vielversprechende Möglichkeiten, aber es stellt auch die Unternehmen von neuen Herausforderungen, die nicht ausser Acht gelassen werden sollten. Es ist sicher, dass das Grossraumbüro nur dann seinen Zweck erfüllt, wenn es den Bedürfnissen und Erwartungen der Mitarbeiter nachkommen kann. Es sollte ebenfalls zur gepflegten Unternehmenskultur passen und die strategischen Ziele verfolgen können. Ein hohes Mass an Flexibilität lässt die negativen Aspekte von Open Space Büro gewissermassen minimieren.

 

Titelbild: Alexander Steam – shutterstock.com


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