Archivierung – perfekt organisiert

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Archivierung – perfekt organisiert
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Kein Unternehmen funktioniert auf Dauer ohne eine gute Archivierung. Es gibt jede Menge Dokumente auf Papier und papierlose Datenträger zu archivieren, darunter auch solche, die sensible Wirtschaftsdaten oder schützenswerte persönliche Daten enthalten. Wie eine Archivierung möglichst perfekt gelingt und was Sie dazu brauchen, erläutert dieser Beitrag.

Richtige Archivierung von Dokumenten auf Papier



Alleine die per Gesetz vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten für unterschiedlichste Dokumente von Steuerunterlagen bis hin zu Arbeitszeugnissen erhöhen das Aufkommen von Dokumenten. Infolge der vielen Verträge, Ausschreibungen, Rechnungen, Lieferscheine und Empfangsbestätigungen fallen im Unternehmen jede Menge weiterer Dokumente an. Das papierlose Büro ist dabei nicht hundertprozentig zu verwirklichen. Papier ist zwar geduldig, so sagt zumindest der Volksmund. Normales Papier ist allerdings auch anfällig für Verfall infolge unterschiedlichste Umwelteinflüsse.

Sonnenlicht, ja sogar blosses Tageslicht kann dem Papier genauso zusetzen wie eine erhöhte Luftfeuchtigkeit oder zu trockene Luft. Staub und andere Verunreinigen schlagen sich auf den ungeschützten Dokumenten nieder. Allmählich wird aus dem blütenweissen Dokument mit wichtigem Inhalt ein unansehnliches, teil schlecht zu entzifferndes Schriftstück. Dieses kann in keiner Weise den Anforderungen an eine gute Archivierung standhalten. Hier gilt es, die richtige Art und Weise der Aufbewahrung und bei Bedarf besondere Massnahmen zur Sicherheit der Dokumente zu treffen.

Daten auf papierlosen Datenträgern
. (Bild: Mmaxer / Shutterstock.com)

Daten auf papierlosen Datenträgern
. (Bild: Mmaxer / Shutterstock.com)

Daten auf papierlosen Datenträgern



Spätestens seit der unternehmerischen Verwendung von Computern und entsprechenden Datenträgern gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Dokumente papierlos aufzubewahren. Als Datenträger kommen hier die guten alten Disketten und Magnetbänder genauso infrage wie CDs, DVDs, Datensticks oder externe Festplatten. Was eventuell in einer Cloud gesichert scheint, sollte in jedem Fall zusätzlich auf einem physischen Datenträger als Sicherungskopie vor Ort vorhanden sein. Auch die Datenträger der Moderne sind nicht vor den unterschiedlichsten Einflüssen sicher. Magnetismus aus der direkten Umwelt, andere Strahleneinwirkungen, physische Einflüsse oder gar Feuer können den platzsparenden modernen Datenträgern stark, sogar bis zur vollständigen Zerstörung zusetzen. Ebenso ist Datenklau oder Diebstahl denkbar. Um die Situation zu optimieren, gibt es komfortable und sichere Archivierungsmöglichkeiten.



Ordnung muss sein

Egal, ob es die Dokumente auf Papier oder die Daten auf elektronisch auslesbaren Datenträgern sind – alle relevanten Unterlagen sollten in jedem Fall gut strukturiert geordnet aufbewahrt werden. Als Ordnungshelfer bieten sich hier unterschiedliche Systeme an. So kann nach Datum sortiert werden oder nach Inhalt, nach verschiedenen Gruppen oder nach Relevanz der Verwendung. Alphabetische, numerische oder alphanumerische Sortiersysteme sind ebenfalls möglich. Wenngleich sich oftmals die logische Ablage sortiert nach Datum empfiehlt, sind andere Modelle denkbar und können sinnvoll sein. Über das genaue System müssen Sie letztlich selbst entscheiden.

Die richtige Form der Aufbewahrung richtet sich dann schon wieder nach dem physischen Zustand der Dokumente. Papiere können in Heftern, Ordnern und Ablagemappen abgelegt werden. Für CDs, DVDs, Disketten und andere elektronische Datenträger gibt es im Fachhandel passende Kassetten. Müssen besonders wichtige Dokumente auf Papier archiviert werden, dann sollten diese Seite für Seite in zusätzlichen Schutzhüllen verwahrt werden. Sowohl für wertvolle Dokumente auf Papier als auch für solche auf papierlosen Datenträgern ist zusätzlich eine vor Fremdzugriffen, Feuer und Wasser zusätzlich gesicherte Aufbewahrung erforderlich.

Wohin mit dem Archiv?

Handelt es sich um einen überschaubaren Umfang, kann das Archiv durchaus im Büro oder in einem geeigneten Nebenraum untergebracht werden. Bei umfangreicheren Archiven empfiehlt sich immer die Zuordnung eines speziellen Raumes, der möglichst einbruchssicher, trocken, wasser- und feuersicher sein sollte. Oftmals werden dazu trockene Kellerräume genutzt. Auf jeden Fall sollte im Archiv so viel Platz sein, dass dort nicht nur die Dokumente und Datenträger gut gelagert werden können, auch der komfortable Zugriff muss gewährleistet sein. Eine Archivierung in irgendwelchen Kisten und Kartons, die ungeordnet hinter- und übereinander gestapelt sind, ist also eine der ungünstigsten Lösungen.

Die Archiveinrichtung



Besser ist da ein grosszügiger, gut ausgeleuchteter Raum, der über entsprechend viele standsichere und stabile Regale mit einer sinnvollen Fachbodenteilung verfügt. Für besonders schützenswerte Dokumente empfehlen sich Stahlschutzschränke und Tresore, die günstigenfalls über wasser- und feuerhemmende Eigenschaften verfügen. Dort sind Ihre wichtigen Dokumente besonders sicher. Ohne Frage sollte die Zutrittsberechtigung zum Archiv speziell geregelt sein. So sorgen Sie dafür, dass nur jene Personen das Archiv betreten dürfen, die hierfür einen guten Grund und eine Berechtigung haben. Von Zuteilungen der Schlüssel bis hin zu codegesicherten elektronischen Schlössern reichen hier die Möglichkeiten. Das ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn die Tür zum Archiv nicht aus einer dünnen Pressspanplatte besteht, sondern bestenfalls eine zusätzlich aufbruchsgesicherte Stahltür ist.

Die Regale und Schränke selbst sollten so ausgeführt sein, dass jeder einzelne Boden über ausreichende Tragkraft verfügt. Papier ist schwer, lassen Sie sich da nicht von der Leichtigkeit einer einzelnen Seite täuschen. Allein ein gut gefüllter Standardordner kann durchaus schon mehr als zwei Kilogramm Gewicht auf die Waage bringen. Bei nur 20 Ordnern sind das dann schon deutlich über 40 Kilogramm. Ein beträchtliches Gewicht für gewichtige Dokumente.

Informieren Sie sich im besten Fall im Fachhandel über die umfangreichen und vielseitigen Möglichkeiten für eine gute und sichere Archivierung. Nehmen Sie diese nicht auf die leichte Schulter, sondern betrachten Sie Ihr Archiv als einen wichtigen Teil Ihres Unternehmens.



 

Oberstes Bild: © Phototribe – Shutterstock.com

Über Olaf Hoffmann

Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.



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