Firmeneingang: So professionalisieren Sie den Besucherempfang

Der Eingangsbereich einer Firma sollte von aussen wie von innen ansprechend wirken und funktionell sein. Aber Mobiliar und Licht allein reichen noch nicht.

Das Sahnehäubchen auf der Gestaltung Ihres Firmeneingangs ist der Empfang von Besuchern. Die erste und wichtigste Regel dabei ist…

Regel 1: Seien Sie stets auf Besucher gefasst

Natürlich gibt es grosse Unterschiede zwischen Firmen, was die Zahl der zu erwartenden Besucher bzw. Kunden angeht. In Arztpraxen ist rund um die Uhr etwas los, in Steuerberatungskanzleien schon weniger, und Software- oder Marketingunternehmen erwarten kaum (ungeplanten) Besuch. Dennoch ist es auch und gerade dann wichtig, auf spontane Besucher vorbereitet zu sein. Das hat zwei Vorteile. Erstens treten Sie mit diesem Mindset im Fall des Falles viel souveräner auf. Und zweitens werden Ihre Räumlichkeiten allein schon durch die Vorbereitung aufgewertet. Doch wie sieht nun konkret so eine Vorbereitung aus?

Auf Firmenbesucher stets vorbereitet (Bild: ImageFlow – shutterstock.com)

Regel 2: Sorgen Sie für einen angemessenen Erstempfang

Wenn ein Besucher Ihre Firmenräumlichkeiten betritt, sollte er sofort bemerkt und angemessen begrüsst werden. Genau deswegen stehen in vielen Eingangsbereichen mit freundlichen Rezeptionistinnen besetzte Empfangstheken. Falls Sie so eine zwar einrichten, aber aus Personalgründen nicht dauerhaft besetzen können, können Sie die Theke einfach mit einer Klingel versehen. Falls aus Platzgründen keine Empfangstheke möglich ist, sollte eine automatische Klingel eingebaut werden, die auslöst, wenn die Tür geöffnet wird. Falls es erforderlich ist, dass Sie die Kontrolle über die Türöffnung behalten, sollte aussen eine Klingel angebracht werden – und zwar bitte mit einer deutlichen und freundlichen Einladung zum Klingeln.

Angemessener Erstempfang der Firmenbesucher (Bild: ImageFlow – shutterstock.com)

Regel 3: Haben Sie stets Erfrischungen bereit

Zu einem gelungenen Besucherempfang gehören immer Erfrischungen dazu. Diese sollten Sie dementsprechend stets in ausreichender Menge vorhalten. Dazu gehören:

• Mineralwasser mit und ohne Gas
• 2-3 Sorten Fruchtsäfte (Apfel und Orange sollten darunter sein)
• Kaffee incl. Zucker, Süssstoff und Milch
• Tee (Schwarzer Tee, Grüner Tee, Früchtetee als Mindestausstattung)
• Herzhafte Snacks
• Süsses Gebäck

Die Snacks dürfen natürlich trockene, haltbare Produkte sein. Besonders einladend ist es, wenn Sie auf dem Tisch einen Obstkorb stehen haben. Denken Sie auch daran, dass für den Tee ein Wasserkocher nötig ist. Und beim Kaffee fällt man inzwischen negativ auf, wenn man Filterkaffee serviert – ein vernünftiger Kaffee-Vollautomat sollte es schon sein. Was das Geschirr angeht, halten Sie am besten ein eigenes Service für Gäste bereit. Es macht keinen guten Eindruck, wenn die Besucher aus bunten Motivtassen trinken müssen.

Erfrischungen für die Firmenbesucher (Bild: Alina Ustenko – shutterstock.com)

Regel 4: Professionalisieren Sie den Empfang

All die Vorbereitungen bringen nichts, wenn im „Ernstfall“ niemand weiss, was zu tun ist. Falls Sie jemanden am Empfangsdesk stehen haben, ist natürlich diese Person für Besucher-Erstbetreuung zuständig.

Besucher professionell empfangen (Bild: © ZephyrMedia – shutterstock.com)

Andernfalls vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern einen festen Ablauf. Zum Beispiel sollte derjenige, der die Tür öffnet oder dem Besucher als Erster begegnet, dem Gast eine Erfrischung anbieten und servieren und ihm Garderobe und Wartebereich zeigen, falls sich das Anliegen nicht sofort klären lässt. Das Sahnehäubchen wäre in diesem Fall, dem Besucher anzubieten, ihm den Mantel abzunehmen und in die Garderobe zu hängen.

Ganz allgemein: Denken Sie einfach daran, was Sie als Besucher an einer Firma schätzen würden, dann werden Sie das Richtige tun!

Titelbild: ImageFlow – shutterstock.com

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Meine Leidenschaft: Sprache. Meine Ausbildung: naturwissenschaftlich. Meine Themen: Gott - und die Welt.

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